Ücretli Personel Görevlerinin Kesilmesi Artıları ve Eksileri
Gönüllülerin, ücretli personel tarafından (genellikle iş ikamesi olarak adlandırılır) gerçekleştirilebilecek görevleri veya işleri gerçekleştirmek için kullanılması, zor zamanlar boyunca maliyetleri azaltmak için genel stratejinin bir parçası olmalıdır. İşte bunu doğru yapmak için bazı ipuçları:
Ücretli personel için bir gönüllünün yerini alma niyetiyle kimseyi bırakma. Böyle bir eylem diğer ücretli personelin pozisyonlarından korkmasına ve işlerini yapabileceklerinden korkarak gönüllülerle çalışmaya yeniden yatmaya ve direnmeye zorluyor. Bununla birlikte, doğal bir yıpratma ya da genel bir yeniden yapılanma söz konusu olduğunda, kuruluşunuzun nasıl kurulduğunu yeniden düşünmek için bu fırsatı kullanın ve bazı görevlerin gönüllüler tarafından yapılması için işleri nasıl yeniden yapılandırırsınız.
Örneğin, resepsiyon yöneticinizi, geliştirme direktörü ile çalışan bir yönetici asistanına terfi ettiniz. Bu resepsiyonist işi açık bırakır. Bu pozisyon gönüllüler tarafından doldurulabilir mi? Son zamanlarda ziyaret ettiğim bir organizasyon, halkın açık olduğu saatleri günde beşe (10: 00-3: 00) sınırlar ve ön büro için gönüllüler kullanır. Her gün farklı bir gönüllü var. Bu gönüllü telefona cevap verir, ziyaretçileri selamlar ve iyi tanımlanmış ve belgelendirilmiş büro görevlerinin bir karışımını yapar.
Günün sonunda, gönüllü o gün meydana gelen önemli şeyleri ve bir sonraki gün gönüllü tarafından çözülmesi gerekebilecek sorunları özetlemek için bir form kullanır.
Bu organizasyonda hataların çoğunu çalıştı ve gönüllüler mutlu ve sadık. Ofiste diğer ofis görevlerini üstlenen ve organizasyona daha fazla yardımcı olan birkaç ek gönüllünün bulunması için yeterince eğitimli gönüllü var.
En Rutin Görevler için Gönüllüler Kullanmayın
Birçok gönüllü, büro işlerini yapmaktan ya da kapıdan postalama yapmaktan ya da işlerini halletmekten mutlu olurlar; ancak, personelinizin gerçekten yapmak istediği bir görev olduğunda, ama hiç vakit kalmamışsa, bir gönüllü kullanmayı düşünün. Gönüllü, gönüllü bir koordinatör olabilir, burslar veya araştırma hibe kaynaklarına yardımcı olabilir, bir bültenden sorumlu olabilir, diğer gönüllüleri veya hatta personeli eğitebilir, özel etkinlikleri planlayabilir ve uygulayabilir veya başka birçok şey yapabilir. Yaratıcı düşünün ve özel yetenekleri veya deneyimleri olan gönüllüler arayın.
"Nitelikli" Gönüllüleri Bulmayı ve Kullanmayı Düşün
Nitelikli gönüllüler genellikle finans, insan kaynakları veya pazarlama gibi kar amacı gütmeyen kuruluşlarda uzmanlardır. Genellikle işverenlerin kurumsal sosyal sorumluluk programının bir parçası olan kurumlarda çalışanlardır. Şirketler tarafından kar amacı gütmeyen kuruluşlarla çalışarak vakit geçirmeye zaman verilir. Bu durgunluk sırasında, becerilerini keskin tutmaya ve özgeçmişlerine eklemeye çok istekli olabilecek işler arasında yetenekli gönüllüler de var.
Nitelikli gönüllüler, personelin yerine geçemez, ancak pahalı dış kaynak kullanımı ve dışarıdaki danışmanların yerini alabilirler.
Yeniden organize etmenize, organizasyonel bir denetim yapmanıza, kurulun kurumsal kararlar almasına yardımcı olmak için gerekli verileri geliştirmesine, temel hizmetlerden tasarruf etmenin yollarını bulmaya veya çalışanların işlerinde en önemli olan şeylere odaklanmalarına yardımcı olmaya yardımcı olabilirler.
Araştırmalar, kâr amacı gütmeyen kuruluşların yetenekli gönüllüleri (pro bono olarak da adlandırılır) gerektiği kadar sık kullanmadıklarını göstermiştir. Yetenekli bir gönüllü programa sahiplerse ya da Taproot Vakfı aracılığıyla bir pro bono hibe başvurusunda bulunmanız halinde yerel şirket kuruluşunuza danışın.
Ulusal ve Toplum Hizmetleri Kurumu, kar amacı gütmeyen kuruluşların beceri tabanlı gönüllüler kullanmaya hazır olmalarına yardımcı olacak bir araç setine sahiptir. Ayrıca, çevrimiçi eşleştirme hizmeti olan Catchafire'da gönüllüler için açtığınız meslekleri profesyonel yeteneklerle de paylaşabilirsiniz.
Ofisinizde bir Kast Sistemine Tolerasyon Yapmayın
Ücretli yöneticilerin her gün birlikte öğle yemeğine gittiği ofisleri gördüm, büro personeli ve gönüllüler mola odasında yumurtalı salata sandviç yediler, bu arada yöneticiler dönene kadar kaleyi koruyorlardı.
Büro çalışanlarını ve gönüllüleri ikinci sınıf vatandaşlar gibi hissetmenin bir yolu. Kapsayıcı olmanın yollarını bulun ve herkese çok önemli bir şey için hayati olduklarını hissettirin.
Gönüllüler İlgi Gösterdiğinde Hızla Hareket Et
Gönüllülerin birçok organizasyonda çok fazla fırsatı var. Seninkiyle ilgi gösterdiğinde ya da başka bir yere gidecekleri zaman çabuk hareket et. Potansiyel gönüllülerin kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından zayıf bir şekilde incelenmesini sağlamak yaygındır. Gönüllü, gönüllünün mevcut zaman miktarı hakkında söylediği şeylere karşı gönüllüdür (bunalmış hissetmek, gönüllü uçuşun gereğinden az hissedilmesinin nedeni olarak yetersizdir); ya da gönüllü, gönüllüyü ödüllendirici bir duruma dönüştürmede ipucu olabilecek yetenekleri ve deneyimleri ortaya çıkarmayan yüzeysel bir görüşme alır.
İşlerin Gücü Gönüllüleri Ne Dolu Olur?
Evet, her zaman alışveriş yaptığınız temel rollerin bir listesi olabilir, ancak röportajınız diğer olasılıkları ortaya çıkardığında, emsal ve kurallara bağlı kalmayın. Bu kişiye, yeteneklerine ve ilgi alanlarına uyan gönüllü bir iş yaratmaktan çekinmeyin. Bazı görevlerin ücretli personelini rahatlatabilir ve bir gönüllüye götürebilirsiniz. Bu, ücretli personelinizin diğer acil görevlere zaman ayırmasına izin vermelidir. Bununla birlikte, ücretli bir çalışanı asla olası iş kaybına maruz bırakmamalıdır.
Sonuç olarak, personelin kasıtlı olarak kesilmesi ve bunların gönüllülerle değiştirilmesiyle masrafları azaltmanın kimsenin faydası olmamasıdır, ancak bunu akıllıca yaparsanız gönüllülerin bazı rolleri yerine getirmelerini sağlayacak yaratıcı yollar olabilir.