Tatil için ayrılmadan önce ne yapmalı?
Ofisinizi tatile çıkarmadan önce hazırlamak, dikkatli bir hazırlık gerektirir. Uygun mesajlaşma, müşterilerinizin, satıcılarınızın ve çalışanlarınızın kapanma etrafında planlama yapabilmelerini garanti eder ve bu, mola öncesinde ve sonrasında çok fazla kızgın şikayetle uğraşmak zorunda kalmayacağınız anlamına gelir. Bu kaygısız bir tatil ve hak ettiği bir dinlenme için yapmalıdır.
Tatil için giden mesajların ayarlanmasından termostatların sıfırlanmasına kadar, tatilinizin sorunsuz ve karlı geçmesini sağlayacak basit bir kontrol listesi.
01 - Çalışanları, Müşterileri ve Satıcıları Bilgilendirin
Müşterileri web sitenizden ve telefon sisteminizdeki otomatik görevli mesajı aracılığıyla bilgilendirebilirsiniz.
Satıcılar (özellikle tekrarlanan teslimat programlarına sahip olanlar) e-posta, telefon veya normal posta ile bildirilmelidir.
02 - Güvenlik Personelini veya Hizmetlerini Bilgilendirin
Güvenlik personelinizi veya güvenlik hizmetinizi yaklaşan kapanış tarihleriniz hakkında bilgilendirin. Güvenlik sağlayıcınızın, sizin ve önemli çalışanlarınızın sizin için telefon numaraları da dahil olmak üzere iletişim bilgilerini içeren güncellenmiş bir acil irtibat listesine sahip olduğundan emin olun. Büro iş için kapatılsa bile ve güvenlik nedeniyle bina içinde kimin yetkili olduğuna dair bir güvenlik sorunu olduğunda kiminle iletişim kuracağını bilmelidirler.
03 - Otomatik Görevli Tebrik Değiştirme
Kapanıştan bir ya da iki hafta önce, telefon sisteminizde, uzun bir süre için ofisin kapatılacağını belirten otomatik bir refakatçi selamı kaydedin. Kapatacağınız tarihi ve tekrar açmayı düşündüğünüz tarihi ekleyin. Ayrılmadan hemen önce, ne zaman geri döneceğinize ve gerektiğinde arayanların yokluğunda herhangi bir soruyu yönlendirmesi gerektiğine vurgu yapan ikinci bir otomatik selamlama kaydedin.
Isıtma ve soğutma, sıhhi tesisat veya diğer önemli müşteri hizmetleri gibi acil servisler sağlıyorsanız, acil durum söz konusu olduğunda, arayanlarınıza telesekreterinize veya cep telefonuna nasıl ulaşacaklarını söyleyin.
04 - Cevaplama Hizmetinizi Bildirin
Ofisinizin kapatılacağı tarihler için telesekreterinize haber verin ve iletişim halinde olan kişilerin telefon numaraları ile irtibat listenizi güncelleyin. Belirli durumlarda kiminle iletişime geçeceğini bildiğinden emin olun; Örneğin, bir yayınlama sorununda üst düzey yöneticilerin uyarılmasını istemezsiniz.
05 - Sesli Mesaj Selamlarını Değiştir
Telefon sisteminiz çalışanların masalarında harici aramalar almasına izin veriyorsa, “bayram için kapalı” mesajını veya “ofis dışında” sesli mesaj selamlamasını kaydetmelerini söylerler, bu da arayanlara kapanış hakkında önemli ayrıntılar verir. Çalışanlar, görevlilere ofise döneceklerini ve ofis kapalıyken acil yardıma ihtiyaç duyduklarında ne yapmaları gerektiğini bildirmelidir. Çoğu durumda, çalışanların kişisel iletişim bilgilerini vermesini istemezsiniz.
06 - Termostatları Azaltın, Ofis Ekipmanlarını Kapatın
Kapatma sırasında ofis termostatlarınızı ayarlayarak veya yeniden programlayarak enerji ve paradan tasarruf edin. Tahakkuk ettirebileceğiniz maliyet tasarruflarına şaşıracaksınız ve iyi bir PR fırsatı olabilir; Şirketinizin kaynakları korumaya kararlı olduğunu göster.
Masa lambaları, fotokopi makineleri, yazıcılar ve bilgisayarlar da dahil olmak üzere tüm gereksiz ofis ekipmanlarını kapatarak enerji ve para tasarrufu yapabilirsiniz.
07 - Yedekleme Sunucular
Bilgisayarlarınız ve sunucularınız varsa, yedekleme döngüsünün kapatmadan önce ve sonra düzgün şekilde çalıştığından emin olun. İş yerinin yeniden açılmasını beklemek yerine, şirket dışı yedeklemenizi erken alma için zamanlayarak bir felakete maruz kalmanızı azaltın. Bu, bir sorun olduğunda kiminle iletişim kuracağınız konusunda açık talimatlar vermek istediğiniz bir alandır; bu nedenle, yanıtlama servisinizin doğru şekilde bilgilendirildiğinden emin olun.
08 - KAPATMAYIN
Kapatmadığınız bazı ofis ekipmanı da dahil olmak üzere:
- Faks makineleri
- Telefon sistemi
- Sunucular ve yedekleme sistemleri
- Soğutma üniteleri
- Güvenlik sistemi