Bir toplantıya gerçekten ihtiyacınız varsa karar verin
Öncelikle, bir toplantı planlamanın gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin.
Çoğu zaman, resmi bir toplantıyı, bilgileri paylaşmanın veya bir konuyu tartışmanın en iyi yolu olarak düşünürüz. Ancak, haberleriniz e-posta veya konferans görüşmesi yoluyla verilebiliyorsa veya ofisinizde birkaç kişiyi 15 dakikaya kadar ralli ile düzenliyorsanız, resmi toplantıyı atlayın.
Sadece Orada Olması Gereken İnsanları Sadece Davet Edin
Hiç bir toplantıya davet edildim ve merak ettim - yarı yoldan - neden oradasın? İnsanların zamanını, katılmamaları gereken bir toplantıya davet ederek boşa harcamayın. Bu etkili bir toplantı olmayacak. Bütçe sorularına cevap vermek için toplantıda birisinin bulunması gerekiyor mu? Ardından, bir kişiyi bu göreve uygun muhasebe şirketini davet edin.
Bir meslektaşı veya amirinin bir toplantıda tartışılan şey hakkında bilgilendirilmesi gerekiyorsa, onları gerçek toplantıya davet etmenize gerek yoktur. Bir toplantı özeti hazırlayın ve daha sonra bunlara gönderin. Zaman tasarrufu yapanlar için minnettar olacaklar ve güvenceye sahip olursunuz - çünkü bilgileri yazılı olarak yazarsınız - bunlar tartışmalardan tamamen haberdardır.
Toplantı Hatırlatmalarını Gönderin
Hayat meşguldür ve takvimler hızlı bir şekilde planlanan etkinliklerle rezerve edilir. Toplantıdan iki gün önce bir takip toplantısı hatırlatıcısı gönderin. Bu, katılımcıların katılımda bulunacağını ve programların değişip değişmediğini ve planlanan toplantı saatlerini yerine getiremediğini önceden bilmenizi sağlayacak kişileri onaylayacaktır.
Bir Gündem var
Etkili toplantılar planlamak için önce neyin tartışılacağını planlamanız gerekir. Toplantının amacı nedir? Neyi başarmaya çalışıyorsunuz? Önceden bir toplantı gündemi geliştirmek ve katılımcılara dağıtmak. Başlangıç saatini belirtin ve ele alınacak konuların kısa bir listesini ekleyin. Kendi toplantınızı uzun, aşırı detaylı bir gündemle meşgul etmeyin. Belirli bir alanda raporlama yapmaktan sorumlu olacak herhangi bir kişi adıyla belirtiniz.
Beklentiler Hakkında Net Olun
Toplantının ilk bildirimini gönderdiğinizde amacına ve beklentilerinize açık olun. Toplantı sunum etrafında dönecek ve katılımcılar not almaya hazır olmalılar mı? Yoksa bu, katılımcıların fikir ve önerileriyle ortaya çıkması beklenen bir beyin fırtınası oturumu mu?
Bazı kurumsal kültürlerde, çalışanlar sadece dinlemek için toplanır ve ardından çalışma alanlarına geri döner. Diğer şirketlerde çalışanlar serbestçe katılırlar. Günümüzün işbirlikçi işyerlerinde, fikirlerin etkileşimi ve paylaşımı sadece toplantılarda değil; Sıklıkla toplantının amacıdır.
Zaman Başlangıcı
Genelde toplantıları zamanında gösteren kişi sizseniz, o zaman toplantıya 15 dakika kadar devam edersiniz.
Kaçınılmaz olarak gerçekleşen şey ise, herkesin bu toplantıların asla başlamadığı ve herkesin geç görünmeye başladığını bilmesidir. Toplantınızı üstlenin. Verilen başlangıç saatinde hemen başlayın. Kapıyı kapat ve başla. Bu stragglers hızla geç geldiği mesajını alacak ve sadece bu hatayı bir kez yapmalılar.
Kısa ve basit tutun
Çoğu toplantıda - çoğu durumda - 30 dakika veya 45 dakika yeterli olacaktır. Çok fazla zaman ayrıldığında, normal sonuç, zamanın boşa harcanmasıdır. Toplantı bittikten sonra insanlar oyalanır ya da belirli bir gündem maddesinde çok uzun zaman geçirirler. Toplantıları kısa tutun ve noktaya getirin.
Konuda kalın
Bir gündem, toplantınızı verimli bir şekilde yürütmeyecektir. Gündemine sadık kalın ve tartışmaları teğetlerde dolaşmaya devam edin.
Başka bir toplantı için bir konu olduğunu belirten, konu dışı soruları ele alın, özel olarak ele alınacaktır, vb. Kimse toplantının amacının diğer konuşmaya arka arkaya oturduğu kaçak bir toplantıdan hoşlanmaz.
Konferans Salonunun Dışında Daha Küçük Toplantılar Yapın
Aynı tanıdık masa etrafında toplanan aynı tanıdık masa etrafında oturmak sadece - tanıdık. Çalışanları etkileşimde bulunmaya, yaratıcı düşünmeye ve canlı tartışmalara teşvik etmek için, toplantıyı standart konferans odasının dışına çıkarmayı düşünün.
Mekan ve hava müsaitse, dışarıdaki bir masada buluşmayı düşünün. Büyük bir konferans masası ve döner sandalyeler yerine kanepeler ve küçük masaları olan ortak bir alanda toplanmayı deneyin.
Farklı Bir Yaklaşım Almaktan Korkmayın
Toplantıya yaklaşım işe yaramıyorsa, dersi değiştirmek için korkmayın. Örneğin, bir beyin fırtınası oturumu çok az diyalog içeren sessiz bir oda veriyorsa, yönü değiştirin. Esnek olun ve genel toplantının nasıl ilerlediğine dikkat edin.
Teknolojiyi Kullan
Katılımcıların katılımını sağlamak için teknolojiyi kullanmayı planlayın. Günümüzün dijital dünyasında, çoğu insan duydukları kelimeleri desteklemek için grafik veya videolar görmeye alışkındır. Toplantınızı planlarken bu zihniyete başvurun ve görsel-işitselleri dahil edin.
Büyük ekranlara yansıtılan bilgisayarlar ve etkileşimi teşvik eden Akıllı Kart sunumları, standart uzun PowerPoint sunumlarından hoş bir değişiklik.
Bir Toplantı Özeti Gönderin
Toplantıdan bir gün sonra, tartışılanın kısa bir özetini gönderin. Bunu e-posta yoluyla, katılımda olan herkese, toplantıya katılamayanlara ve bilgilendirilmesi gerekenlere dağıtın. Ayrıca, her bir kalemden kimin sorumlu olduğunu ve vade tarihini belirten herhangi bir işlem kalemi de ekleyin.