Donör Dosyalarınızı Sipariş Üzerine Alma
O zaman ne zaman geldiğini biliyorsun, sonra ne yaparsın? Kâr amacı gütmeyen bazı profesyoneller, bu cevabı vermelerini istediğimde bu cevapları verdiler: "Ne zaman yeni bir donör yönetim sistemi almanın zamanı geldiğini biliyordum ...."
- Elimizdeki veriler, ihtiyacımız olan şekillerde rapor veremedi.
- Köpek dizin kartımı yedi.
- Bağışçılarım hakkında bir şeyler öğrenmek istedim ve cevabı bulmak için çok tuhaf bir personel zamanını aldı.
- Son "sistem" onunla birlikte kaldı.
- Sistemi (eski bir Access veritabanı) nasıl kullanacağına dair bir ipucu olan tek kişi emekli oldu.
- Bir gönüllünün bilgisayarı çöktü ve her şeyimizi kaybettik.
Bu nedenler sivil toplum kuruluşunuz için doğru mu?
Bununla birlikte, yeni bir sisteme ihtiyacınız olduğuna karar vermek, kolay kısımdır. Orada rakip sistemler hakkında kafa karıştırıcı bir dünya var ve hepsini bir araya getirmenin kolay bir yolu yok.
Cevapları bulmak için kâr amacı gütmeyen teknolojinin "Tüketici Raporları" na başvurdum. Idealware, diğer sivil toplum kuruluşlarının tarafsız araştırmalar yaparak ve daha sonra anlaşılması kolay raporlara, makalelere ve eğitime dönüştürerek akıllı yazılım kararları almasına yardımcı olan bir sivil toplum kuruluşudur.
Idealware'de Ortaklıklar ve Öğrenme Direktörü Andrea Berry, yeni bir verici yönetim sistemi seçmeye yönelik bu adımları önermektedir.
Gerçekten yeni bir sisteme ihtiyacınız varsa anlamaya.
Berry, sisteminizi neden sevmediğinizi değerlendirerek başlayacağını söylüyor. Sorun düşündüğünüz şey olmayabilir ve yazılımı değiştirmek kolay değildir. Zaman, çaba ve para gerektirir.
Berry, "Orada hiçbir gümüş mermi sistemi yok, bu yüzden mevcut sisteminizin gerçekten yetersiz olduğundan emin olun.
Örneğin, tamamen yeni bir sisteme geçmek yerine sahip olduğunuz sistem hakkında daha fazla bilgi edinmeniz gerekebilir. "
Problemin gerçekte ne olduğunu belirleme zamanı. Aşağıdakilerden biri olabilir mi?
- Daha fazla eğitime ihtiyacın var. Belki de mevcut sisteminiz, anlamadığınız veya kullanmayı bilmediğiniz özelliklere sahiptir. Erişebildiğiniz videolar veya çevrimiçi kaynaklar gibi eğitim seçenekleri varsa satıcınıza danışın.
- Daha fazla desteğe ihtiyacınız var. Mevcut sisteminizin destek seçenekleri nelerdir? Mevcut ve uygun fiyatlı destek var mı? Satıcı problemlerinizi anlıyor mu ve yardım etmeye çalışıyor mu, yoksa sizinle konuşuyor mu? Özel probleminiz için bir çözümü var mı?
- Mevcut sisteminizin tüm özelliklerini anlamıyorsunuz. İstediğin şeyi yapmadığından emin misin? Mevcut belgeler var mı? Bazı satıcılar, teknik sorular için yazılan videolar, sorular sorabileceğiniz forumlar ve literatür gibi daha fazla yardım sağlamak için yoğun bir şekilde çalışmaktadır.
- Sisteminiz çok zayıf veya çok sağlam. Sisteminizi sürecinize ve bütçenize göre boyutlandırmak çok önemli bir adımdır.
- Sisteminiz çok pahalı. İhtiyaç duyduğunuzdan daha fazla işlevsellik için ödeme yapıyor musunuz? Berry diyor ki, "Bir satıcıyla konuşurken, bunun bir satış olduğunu hatırlayın ... doğanın" satış yapması ". İhtiyaçlarınızı anlamak 'parlak nesne sendromu' tarafından rahatsız edilmenize yardımcı olacaktır. ”
- Sisteminiz güncel değil. Belki de sisteminizde yeni özellikler eksik. Unutmayın, otomatik olarak veya kendiniz veya satıcınız tarafından düzenli olarak güncellenmelidir. Sadece sisteminizin nasıl güncellendiğini biliyor olun.
- Sisteminiz artık satıcı tarafından desteklenmiyor. Berry bunun yaygın olmadığını söylüyor, ancak özellikle daha küçük bir satıcı daha büyük bir kişi tarafından satın alınırsa gerçekleşir.
Idealware bir çalışma kitabı, bu öz değerlendirme süreci boyunca size yardımcı olacak Düşük Maliyetli Donör Yönetim Sistemlerine Bir Tüketici Rehberi sağlar.
Bir paydaş takımı tanımlayın.
Yani değişmeye karar verdin. Sırada ne var?
Berry, “Her zaman gördüğümüz, geliştirme direktörünün yeni bir sistem almaya karar vermesi, ancak pazarlama departmanına veya yürütme direktörüne ya da sistemi kullanacak olan gönüllü koordinatöre danışmaması.” Dedi.
Sistemi kullanacak olan herkese danışmak iyi bir fikirdir. İhtiyacınız olan özellikleri beyin fırtınası yaparken, herkesin bir söz hakkı olsun. Sistemi kullanacak veya sistemden etkilenecek herkesin temsil edildiğinden emin olun. Büyük hediye departmanındaki bir kişi, bağış toplama çabalarına başkanlık eden bir kişi olarak mutlaka mevcut olmalıdır.
Mevcut süreçlerinizi anlayın.
Para toplama işlemlerinin ayrıntılı bir listesini yapın, bunları standartlaştırın ve veritabanlarınızla yaptığınız her şeyi değerlendirin. Kuruluşunuza sorun:
- Neden böyle yapıyoruz?
- Bu şekilde şeyler yapmaya devam etmeli miyiz?
Berry şunları söyledi: “Standardizasyon size bir sistem seçerken size esneklik sağlar ... Daha az pahalı olan sistemler, daha az“ tuhaflık ”, yani daha iyi olan, daha fazla esneklik sağlamazlar. Bu alanda en iyi uygulamaları araştırın ve benzersiz prosedürlerden kaçının.”
Yatırım yapmadan önce fazlalıkları ortadan kaldırın. Örneğin, bir adrese kaç kez giriyorsunuz? Yıllar içinde çoğalan ve bunun yerine kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu şeylere odaklanan ilginç taktikler taşımayın.
Örneğin, telefon numarası girişi için bir standart belirlemek istersiniz. Sayıları (555)555-5555 veya 555-555-5555?) Olarak kaydeder misiniz? Bunlar düşünülmesi gereken tüm detaylar.
İstekler listenizi önceliklendirin .
Sistemi kullanacak olan veya ondan rapor alacak olan herkesi bir araya getirin. İstediğiniz herşeyi beyin fırtınası yapın ve ardından bu özellikleri sıralayın. Sistemin yararsız olduğu, kesinlikle neye ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Bunu ilk olarak yapmak, bütçenizi zarara uğratabilecek bir karmaşıklık seviyesine gitmenizi engeller.
Berry, üç katmanlı bir liste oluşturulmasını önerir:
- Neye ihtiyacınız var yoksa sistem işe yaramıyor mu?
- Olmak güzel olurdu ama anlaşma kesici değil?
- Para olmasaydı ne istersin?
Popüler özellikler genellikle şunları içerir:
- Bağış sözleşmesi takibi
- Özel alanlar ve notlar
- Donör yetiştiriciliği
- Planlama yetenekleri
- Popüler trendler hakkında raporlar
- Üyelik yönetimi
Bonus: Organizasyonunuzun doğru özelliklerini belirlemek için Salsa'nın CRM'ler Kılavuzuna bir göz atın.
Araştırmanı yap.
Idealware kullanın. Sizin için gerekli araştırmayı yaptılar. Idealware'in raporları alanı daraltmış, donör yönetim sistemlerine tahsis edilmiş sistemleri seçmiş, ardından ilk on sistemi çıkarmış ve bir özellik listesi sağlamıştır.
Düşük Maliyetli Donör Yönetim Sistemlerine İlişkin Tüketici Kılavuzuna bakın.
Raporu kullanarak, üç veya dört uygulanabilir sistemlerin kısa bir listesini yapın.
Satıcı gösterilerini planlayın.
Bazı satıcılar size gelecektir ya da onlara gidebilirsiniz. Ancak birçok demo, bir web paylaşım aracı yardımıyla çevrimiçi yayınlanmaktadır. Bazen deneme sürümünü bile indirebilirsiniz.
Her sistemin ihtiyaçlarınız için nasıl çalışacağını görmek için gerçek örnekleri kullandığınızdan emin olun. Harika bir yardım, Idealware'in Tedarikçi Tanıtımında Gezinmek İçin Altı İpucu.
Sistemleri istek listenizle karşılaştırınız: fantezi ve çekirdek ihtiyaçları ile yüksek maliyetler için uygun fiyatlı - ve sizin için doğru sistemi seçin.
Yeni sisteminizi çevrimiçi bir kredi kartıyla satın alabilirsiniz, ancak daha büyük sistemlerin işlenmesi ve imzalanması gereken bir sözleşmesi olabilir.
Berry şöyle diyor: "Bazen yeni sisteminizi hemen kullanmaya başlayabilirsiniz, diğer sistemlerin kişiselleştirilmesi gerekir. DonorPerfect Online, bir sistemi özelleştirmeden önce, GiftWorks gibi diğer sistemler ise, kullanımı kolay bir yöntemdir. Bazı sistemlerin kurulum için bir danışmana ihtiyacı olacaktır. "
En çok donör ilişkilerini iyileştirmek için CRM'nizi kullanacağınızı unutmayın, ancak para toplama stratejilerinizi geliştirmek için bile kullanabilirsiniz.
Dan Quirk, büyüme odaklı sivil toplum kuruluşları için önde gelen fon toplama yazılımı şirketi Salsa Labs'de Pazarlama Müdürü. Dan'ın içerik oluşturma, dönüşüm optimizasyonu ve modern pazarlama teknolojisi üzerine odaklandığı pazarlama, kar amacı gütmeyen geliştirme ekiplerine dijital fon toplama en iyi uygulamaları konusunda yardımcı oluyor .