Kısaca Yap ama Davet Et
Mim Carlson ve Tori O'Neal-McElrath, Kazanan Bağışların Yazarları , Adım Adım , kapak mektubunun şunları yapması gerektiğine dikkat çekiyor:
- organizasyonunuzu doğru kişiye tanıtın;
- Bu projenin yönetim kurulunuzun desteğine sahip olduğunu güvence altına alın;
- ve ne için soruyorsun ... ne kadar ve ne için.
Bir Kapak Mektubu Ne Zaman Ekliyorsunuz?
Kurumlar ve vakıflara teklifler için bir kapak mektubu kullanın, ancak federal veya devlet hibe başvuruları için kullanmayın. Bu fon verenler sadece istediklerini istiyorlar. Nadiren bir kapak mektubu istiyorlar.
İyi Bir Kapak Mektubunun Nitelikleri
Kapak mektubunuz şöyle olmalıdır:
- kısa
- çabuk noktasına gelin
- sadece teklifte yer alan bilgileri tekrarlamamalı
- okuyucuyu fon sağlayıcısını ne kadar iyi anladığınızı ve hiberinizin feragatname şartlarını nasıl yerine getirdiğini söylemelidir
Dummies için Grant Writing'in yazarı Beverly A. Browning, tüm teklifi tamamladıktan sonra ve yansıtıcı bir ruh halindeyken kapak mektubunu yazmanızı önerir. Browning diyor ki:
“Büyük başarınızı (bitmiş finansman talebi) düşündüğünüz için, beynin sağ tarafındaki yaratıcı, hedefe doğru ilerlemelerini sağlayın ve başarı duygularınızı gerçeğe dönüştürün.
Kapak Mektubunu Biçimlendirme
Bu temel bilgileri takip edin ve yanlış yapamazsınız:
- Kuruluşunuzun antetini kullanın. Aynı tarihi, tamamlanan hibe başvurusunda bulunan kapak mektubuna koyun. Bu, hibe teklifini göndericiye göndereceğiniz tarihtir. Aynı tarihi kullanarak teklif paketinizdeki tüm belgeler tutarlı hale gelir.
- İç adres için (mektubun en üstünde yer alır) vakıf veya kurumsal irtibat kişisinin adını ve unvanını kullanın, ardından fon kaynağının adı, adresi, şehri, eyaleti ve posta kodunu kullanın. Bu bilgiyi bir telefon görüşmesi veya e-postayla iki kez kontrol edin. Bu tür bilgiler sık sık değişir, bu nedenle geçerli ad ve adrese sahip olduğunuzdan emin olun. Ayrıca, bir elektronik hibe başvurusu gönderdiğinizde, belirli bir ismi bile bilmeyebilirsiniz.
- Sizin selamlamalarınızda, "Sevgili" ve kişisel adınızı (Bay, Bayan, Bayan, Dr., Messrs., Vs.) kullanın, ardından soyadını takip edin. Mektubu belirli bir kişiye hitap etmeniz çok önemlidir. Doğru kişiye ve doğru kişisel unvana sahip olduğunuzdan emin olmak için vakıf veya şirket ofisini arayın. Bu detaylar önemsiz görünebilir, ancak önemli.
- İlk paragrafınız kısa ve odaklı olmalıdır. Organizasyonunuzu tanıtın (yasal adı) ve ne kadar para istediğini ve neden olduğunu söyleyin. Kuruluşunuzun ne yaptığı konusunda bir veya iki cümle ekleyin ve ardından kuruluşunuzun neye ihtiyaç duyduğunu gösteren bir araştırmaya dayalı nokta ekleyin.
- Bir veya iki tane daha kısa paragraf yazınız. Projenizin amacını ve fonun misyonu veya fonlama öncelikleriyle nasıl örtüştüğünü belirtin. Yönetim kurulunuzun projeyi tam olarak desteklediği gerçeğini de ekleyin.
- Mektubunuzu özetleyen bir paragrafla sonlandırın. Bu finansman ortaklığı projenizin hedef kitlesi için ne anlama geldiğini ekleyin. Bir site ziyaretine de davetiye eklemek isteyebilirsiniz.
- "Saygılarımızla" gibi bir kapanış kullanın.
- Mektup, yönetim kurulu başkanı veya yönetim kurulu başkanı veya her ikisi tarafından imzalanmalıdır. İmzanın altında, imza sahibinin ad, soyad, soyadı ve iş unvanını yazın. ED veya yönetim kurulu başkanı mektubu imzalasa da, son paragrafın sonunda soruları cevaplamak için en iyi kişinin iletişim bilgilerini de dahil edin.
- Mektubun alt kısmında, "ENCLOSURE" sözcüğünü (tüm kapaklarda) ekleyin.
Kapak Mektubu Ne Kadar Olmalı?
Çoğu uzman, kapak mektubunuzu üç veya dört paragrafla bir sayfaya sınırlamanızı önerir. Okuyucunun tüm süreç boyunca ilerlemesi nedeniyle, uzun bir kapak mektubu okumak zorunda kalmadan onu sabırsızlaştırmak istemezsiniz.
Kapak mektubunuzun tonu ve özellikleri, bir Soruşturma Mektubu (LOI) gönderdikten sonra tam bir teklif sunmaya davet edilip edilmediğine veya bu proje kuruluşunuzun bu özel temele ilk yaklaşımı olup olmamasına bağlı olarak değişebilir.
Örnek Kapak Mektubu
Mary Smith, PhD
Program Görevlisi
Toplum Vakfı
4321 Ortak Şerit
Bazı Şehir, YZ 55555
Sevgili Dr. Smith:
Bazı Şehir Üst Düzey Merkezi, Saygın Latino Toplum Destek Pilot Projesi için 50.000 dolarlık bir hibe başvurusunda bulundu.
Any County'deki en büyük kıdemli merkez olarak, her gün 450'den fazla yaşlıya hizmet veren hizmet alanımızda değişen demografik özelliklerin farkındayız. Ve ortaya çıkan ihtiyaçları karşılamak için merkezimizi büyütmeye ve uyarlamaya kararlıyız. Kıdemli Latino Topluluğu Sosyal Yardım Pilot Projesi, merkezimizin etkin bir şekilde çalışıp çalışmadığını belirlemek için bir yıllık çaba göstermemize izin verecek:
- Merkezimizin hizmet verdiği Latino topluluklarındaki yaşlılara sağlık ve sosyal hizmetlere kapsamlı erişim sağlamak, ve
- Bazı Şehir Üst Düzey Merkezinin yönetim kurulu, personeli ve gönüllülerinin kültürel yeterliliğini arttırmak ve tam olarak entegre etmek.
Yönetim kurulumuz bu programla ilgili coşkulu olup, bu hizmetlere ihtiyaç duyan tüm topluluklarımızda yaşlılar için en kapsayıcı ve kültürel açıdan yetkin bir merkez olabilmek için onu uygulamaya hazırdır. Pilot programımızın sonunda, bu programın aslında başarılı olduğunu tespit edersek, kurulumuz yıllık faaliyet giderlerinin bir kısmını yıllık faaliyet bütçemize dahil etmeyi taahhüt eder, böylece program temel hizmetlerimizin ayrılmaz bir parçası haline gelir. .
Bu proje ile Merkez, Sağlık Erişimi Latinler, Her İlçe Aileleri ve merkezimizin on beş mil yarıçapındaki üç toplum kliniği tarafından verilen birincil başvuru olacaktır. Ayrıca, acil servis alanımızdaki diğer toplum kuruluşlarından İspanyolca konuşan yaşlıların tavsiyelerini de kabul edeceğiz.
İsteğinizi dikkate aldığınız için teşekkür ederiz. Önümüzdeki hafta içinde yanınızda olabilecek sorulara cevap vermemizin yanı sıra teklifimizin esasını tartışmak için sizinle görüşüp görüşemeyeceğimizi öğrenmek için takip edeceğim. Bu arada, herhangi bir sorunuz olursa, lütfen (555) 555-5555, x555 veya cjones@scsc.org adresinden Geliştirme Direktörümüz Connie Jones ile iletişime geçmekten çekinmeyin.
İçtenlikle,
Jane Lovely
Yönetici müdür
KABİN
* Mektup, Kazanan Bağışlar, Adım Adım , İkinci Basım, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009 izni ile yeniden basılmıştır (değişikliklerle) .
Kapak Mektubunuzu Karıştırmak için 3 Yol
- Çok fazla yazmak. Bir kapak mektubu bir tez değil, tam bir tekliftir. Kısa tutun ve noktaya İpucu: Başka birisinin okumasını sağlayın. Anlıyorlar mı?
- Büyük kelimeleri kullanarak . Eğer okulu bitirdiyseniz, karmaşık bir şekilde yazmayı öğrendiniz. Bunu burada yapma. İntikamınız ile birini etkilemeye çalışmıyorsunuz. Davanızı mümkün olduğunca doğal olarak belirtmek istersiniz. Yazınızı çok karmaşık yaptığınızı bilmiyorsanız, Hemingway gibi bir uygulamayı kullanın. Cümlelerinizi okumak zor olduğunda ve çok endişeli olduğunuzda size söyleyecektir.
- Dilbilgisel Hatalar Yapmak . Dilbilginizden emin değilseniz, şansınızı kaçırmayın. WORD'deki dilbilgisi denetimini kullanın ve ayrıca taslağınızı Dilbilgisi gibi bir uygulamada çalıştırın. Ücretsiz bir sürümü var, ancak ücretli sürüm, normal gerekli dilbilgisi kontrolünün çok ötesine geçer.
Kapak mektubunuzu nasıl ortaya koyabilirsiniz?
Söylemesi üzücü, ama hibe teklifiniz, tipik bir vaktin ortalama bir yılda göreceği yüzlerce veya binlerce arasında olabilir. Örtü mektubunuz, kesimin finansman için bir sonraki adıma geçme konusunda farkı yaratabilir. Ama bunu nasıl öne çıkartabilirsiniz?
Şey, "şirin" bir şey yapma. Vakıf yetkilileri etkilenmeyecek. Ancak, kuruluşunuzun neden bu görevi en iyi şekilde gerçekleştirebilecek olduğuna dair bir paragraf da ekleyebilirsiniz. Yarışma organizasyonlarınızı araştırın ve nasıl ve nerede başarılı olduğunuzu değerlendirin. Bu, personelinizin ve gönüllülerinizin gücü, bu sorunla ilgili deneyiminiz veya keyif aldığınız topluluk desteği olabilir.
Rakiplerin isimlerini belirtmeniz veya eleştirmeniz gerekmez. Sadece güçlü yanlarını vurgula. Bu, ofis çevresindeki diğer kişilere danışmak için iyi bir zaman olurdu. Bir kaç kişiyi bir araya getirin ve sivil toplum kuruluşunuzun nasıl büyüdüğünü beyin fırtınası yapın.
Kaynaklar:
Grantseekers , İkinci Baskı, Cheryl A. Clarke için hikaye anlatımı , Jossey-Bass, 2009, Amazon'dan satın alın.
Kazanan Bağışlar Adım Adım: Başarılı Teklifler Planlama, Geliştirme ve Yazma için Tam Çalışma Kitabı, 4. Baskı, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Amazon'dan Satın Al
Dummies , 5. Baskı, Beverly A. Browning, Wiley, 2014 için Grant Yazma . Amazon'dan satın al