Temel ofis işlevlerine ek olarak, idari asistan ve yönetici sekreteri ayrıca rapor yazma, rapor hazırlama, toplantı düzenleme ve zamanlama, gelen mesajların önemini belirleme, kurul toplantıları için gündem hazırlama, seyahat düzenlemeleri yapma, toplantı tutanağı derleme araştırma, yazışmaları hazırlama ve küçük düzeydeki ofis personelini denetleme ve eğitme.
Bu roller farklı deneyim seviyeleri gerektirebilir ve bu benzer iş başlıklarından herhangi birine sahip olabilir:
- Giriş seviyesi İdari Asistanı
- Yönetici Asistan
- Üst düzey yönetici asistanı
- yönetici Sekreteri
- Kıdemli Yönetici Sekreteri
- Ofis Yöneticisi
- Kıdemli Ofis Müdürü
Not: Hukuki ve tıbbi asistan pozisyonları oldukça farklıdır ve çalıştıkları meslekte özel eğitim gerektirirler.
İdari Asistanlar ve Yönetici Sekreterleri Arasındaki Farklar
Yönetici sekreterlerin ve idari asistanların rolleri önemli ölçüde örtüşmekte ve rollerdeki farklılıklar organizasyona göre değişebilmektedir. Bazı durumlarda, yürütme sekreteri, zamanlama toplantıları, seyahat planlaması, yazılı iletişimler ve hatta defter tutma gibi bir yönetici veya yönetici için daha fazla idari görevler üzerinde durmaktadır. Bir idari asistan, daha fazla ticari operasyon görevine odaklanabilir ve bazı kapasitelerde liderlik rolünü üstlenebilir, toplantılar veya konferanslar için ajanlar oluşturabilir, bütçeleri yönetebilir ve satıcı faturasını ele alabilir.
İdari asistanların, iş operasyonlarının yönetilmesinin kritik olduğu bazı durumlarda daha uzmanlaşmış bir eğitim almaları gerekebilir.
Temel İş Becerileri
Hem yönetici sekreterler hem de idari asistanlar, her iki rolde de zorunlu olan temel bir dizi iş becerisine sahiptir. Bunlar, istisnai organizasyonel beceriler, mükemmel yazılı ve sözlü iletişim yeteneklerinin yanı sıra ayrıntı ve profesyonellik için güçlü bir dikkat içerir.
Microsoft Word, Excel ve PowerPoint gibi yazılım gereksinimleri ve QuickBooks gibi defter tutma araçları da dahil olmak üzere ofis otomasyon araçlarıyla teknik yeterliliğe sahip olmalıdırlar.
Küçük Ofiste İdari Asistan veya Yönetici Sekreter
Küçük bir ofiste, bir idari asistan veya yönetici sekreterinin sorumlulukları genellikle çeşitli ofis personeli tarafından gerçekleştirilir. Bazı işler aslında şirketin yöneticileri tarafından yapılabilir ve idari asistan veya yönetici sekreteri rolleri, küçük organizasyonda ihtiyaç duyulduğunda daha çeşitli sorumlulukları kapsayabilir.
Bir Orta Ofiste İdari Asistan veya Yönetici Sekreter
Bir şirketin boyutu arttıkça, son derece organize olan ve çok çeşitli görevleri yerine getirebilen bir kişiye olan ihtiyaç artar. Bu özellikle, yürütülen iş için yüksek düzeyde gizlilik ve bütünlük gerektiren şirketlerin işletildiği yöneticiler için geçerlidir.
Büyük Bir Ofiste İdari Asistan veya Yönetici Sekreter
Büyük bir makamın çeşitli idari asistan ve / veya yönetici sekreterine sahip olması yaygındır. Bu şirket büyüklüğünde, genellikle şirketin yöneticilerine hizmet veren personeli koordine eden bir ofis yöneticisine sahip olmak gerekir.
Bazı durumlarda, toplantı düzenlemelerine, çizelgelemeye ve diğer önemli organizasyonel görevlere yardımcı olmak için uzun iş seyahatleri konusunda yöneticiye bir yönetici asistan eşlik edecektir.