Satınalma modülü SAP'de nasıl çalışır?
Her büyüklükteki işletmeler, mamul malları üretmek veya hizmet sağlamak için ürün satın almak için tedarik zinciri işlevini kullanırlar. Satınalma departmanının SAP'de malzeme satın almadan önce, bölümün benzersiz altyapısı yapılandırılmalıdır.
Bir işletmenin ihtiyaçlarını en iyi karşılayan bir yapı tasarlamak için, SAP organizasyon yapısını ve satın alma departmanının alması gereken kararları anlamanız gerekir.
SAP Satınalma Organizasyon Yapısı
Her satın alma departmanı benzersizdir, ancak SAP içinde tanımlanan organizasyon yapısı, sistemin faydalarını en üst düzeye çıkarmak için bir şirketin en iyi uygulamaları benimsemesine izin verecektir.
- Satınalma Organizasyonu - Bu, satın alma altyapısının en yüksek seviyesidir. Satın alma organizasyonu, işletmenin tamamı veya belirli bir kısmı ile ilişkili bir satın alma etkinliği grubu olarak tanımlanır.
Bir şirketin coğrafi olarak bağımsız olan çok sayıda konumu varsa, her alan kendi satın alma kuruluşuna sahip olabilir. Bununla birlikte, bir veya iki konumu olan küçük bir işletme yalnızca bir satın alma kuruluşunu kullanabilir.
- Satınalma Grubu - Satınalma grubu, satın alma organizasyonu aracılığıyla satın alınan belirli ürünler veya ürün grubu ile ilgilenen kişi veya grup olarak tanımlanabilir.
Büyük kuruluşlarda, satın alma departmanında belirli tedarikçiler veya tedarikçilerle çalışan satın alma uzmanları grupları bulunmaktadır.
Satınalma Belgeleri
SAP'de satın alma departmanları tarafından kullanılan bir dizi satın alma belgesi vardır.
- Satınalma Talebi - Ürünün üretim planlama sürecinde kullanılması gerekiyorsa, satınalma talebi oluşturulabilir. Planlama sürecinin parçası olmayan ürün ve hizmetler, satınalma talebi kullanılarak manuel olarak talep edilebilir.
Yetkili kullanıcılar tarafından bir talep oluşturulabilir ve ya web tabanlı bir katalogdan veya talepleri doğrudan SAP sistemine girerek talep edilir. Daha önce satın alınmamış bir öğe için bir talep kaldırılırsa, teklif talebi oluşturulabilir ve mevcut veya yeni satıcılara gönderilebilir.
- Teklif Talebi - Eğer ürün sözleşmeli tedarikçiden alınamazsa veya fiyat ve kalite kabul edilemezse, satın alma departmanı yeni veya mevcut tedarikçileri bir Teklif İste (RFQ) gönderebilir.
Tedarikçi, RFQ'yi inceleyebilir ve ürünler için en iyi fiyat ve koşullarını geri gönderebilir.
- Teklif - Tedarikçi tekliflerini geri gönderdiğinde, SAP'ye girilebilir ve satın alma departmanı gözden geçirebilir ve karşılaştırabilir.
Satın alma departmanının daha uygun teslimat süreleri, indirimler veya navlun masrafları almaya çalışacağı en iyi teklif için tedarikçilerle bazı pazarlıklar olabilir.
- Satınalma Siparişi - Bu, bir satın alma departmanının satıcıya vermiş olduğu ticari bir dokümandır. Bu belge, tedarikçiye ve satın alma departmanının üzerinde mutabık kalındığı ürün veya hizmetlerin miktarını ve müzakere edilen fiyatı belirlemektedir.
Sistemi kurmak için bir satıcı, satınalma siparişini aldıklarını kabul etmek zorundadır.
Ayrıca, satıcıların ileri bir nakliye bildirimi göndermesi gerekebilir, böylece öğelerin ne zaman teslim edileceğini bilmek mümkün olur.
- Sözleşmeler - Bir satıcı ile tek bir satın alma siparişi yerine, satıcının belirli bir süre içinde belirli bir miktar ürünü göndermeyi kabul ettiği bir irtibat oluşturmak mümkündür.
Ayrıca, sözleşme bir miktar yerine bir değer sözleşmesi olabilir; temas belirli bir süre boyunca satın alınan toplam mal miktarı içindir.
- Zamanlama Anlaşması - Satıcı ile yapılan bu anlaşma, belirli bir süre zarfında programlanmış aralıklarla ürün tedarik edecek bir sözleşme olacağı anlamına gelir.
SAP'nin Satınalma işlevi, kullanıcılarının organizasyonlarının müşterilere bu müşterilerin istediği siparişleri sunmasını, böylece müşterilerin bu siparişleri istedikleri zaman yapabilmelerini ve mümkün olduğunca envantere harcayarak bunu gerçekleştirmelerini sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
Bu SAP Satın Alma makalesi, Gary Marion, Lojistik ve Tedarik Zinciri Uzmanı tarafından güncellendi.