Küçük veya büyük her işletme, gelir ve giderlerin nasıl ve ne zaman kaydedileceğine karar vermelidir. Bu kayıt için iki seçenek "nakit" ve "tahakkuk" olarak adlandırılır.
Vergi amacıyla, ilk iş vergi beyannamenizi vermeden önce bu kararı işiniz için yapmanız gerekir.
Nakit Muhasebesi Nasıl Çalışır?
Nakit muhasebesinde, para aslında el değiştirdiğinde bir işlem kaydedilir.
Parayı aldığınızda gelir kaydedilir ve ödendiğinde masraflar kaydedilir.
Örnek 1: Bir gelir işlemi için , bir hizmet gerçekleştirirseniz ve bir müşteriyi faturalandırırsanız, sadece bu hizmet için ödeme aldığınızda nakit muhasebesi için gelirinizi kaydedersiniz. 12 Ağustos'ta bir fatura gönderirseniz ve 1 Eylül’e kadar ödeme alamazsanız, ödemenizi 1 Eylül’de yaparsınız.
Örnek 2: Bir gider işlemi için, telefon hizmeti için bir fatura alabilirsiniz, ancak nakit muhasebesinde , faturayı gerçekten ödeyene kadar masrafı kaydetmezsiniz. 15 Ağustos'ta bir fatura alırsanız ve 1 Eylül’e kadar faturayı ödemezseniz, masrafı 1 Eylül’e kadar kaydetmezsiniz.
Pro ve Con: Nakit hesabı, iş kontrol hesabınızı takip ettiğinden hatırlamak ve kaydetmek için daha basittir. Bir satış, çek hesabınıza kaydedildiğinde, işletmenizde kaydedilir.
Ancak, nakit muhasebesi yöntemi, iş etkinliğinizin gerçek resmini göstermeyebilir, çünkü meşgul olduğunuz veya yavaş olduğunuz ay, parayı aldığınız aydan farklıdır.
Tahakkuk Muhasebesi Nasıl Çalışır?
Tahakkuk muhasebesinde, bir fatura göndererek veya bir fatura alarak kazanıldığında (kurulduğu zaman) işlem kaydedilir.
Örnek 1'de: Bir gelir işlemi için, tahakkuk yöntemini kullanarak, iş tamamlandığında veya ürün alındığında geliri kaydedersiniz; Yani, ödemenizi aldınız. Yukarıdaki örneklerde, henüz ödemediyseniz bile faturayı gönderdiğinizde size gelir kaydedilir. Ödemeyi almamış olsanız bile, fatura aldığınızda gider kaydedilir.
Örnek 2'de: Bir masraf işlemi için. Bir gider için bir fatura aldığınızda, vergi amaçları için bir gider olarak kabul edilir. Faturayı henüz ödemediyseniz bile, o yıl için bunu düşebilirsiniz.
Pro ve Con: Tahakkuk muhasebesi daha kafa karıştırıcıdır, ancak aylık iş etkinliğinizi daha doğru gösterir.
Muhasebe Yönteminizi Ayarlama
Çoğu küçük şirket, nakit ve muhasebe yöntemini kullanır, çünkü gelir ve giderlerin ne zaman kaydedileceğini belirlemek daha basit ve kolaydır. Eğer tahakkuk yöntemini kullanmanız gerekiyorsa
- İşletmenizin yılda 5 milyon dolardan fazla satışı var veya
- İşletmeniz, halka satış yapacağınız eşyaların envanterini stoklar ve brüt faturalarınız yılda 1 milyon dolardan fazladır.
"Genellikle, mallar üretir, satın alır veya satarsanız, bir envanteri tutmalı ve satış ve mal alımları için tahakkuk usulü kullanmalısınız."
Envanter, sattığınız herhangi bir malın yanı sıra, fiziksel olarak satış amaçlı bir ürünün parçası olacak malzemeleri de içerir.
Yıl Sonu İşlemleri ve Muhasebe Yöntemi
Mali yılın sonunda, işlemlerin zamanlamasında nakit ve tahakkuk muhasebesi dikkate alınmalıdır. İşte nasıl:
- Gelir Tahakkuk muhasebesi üzerindeyseniz ve cari yılda gelir istiyorsanız, yıl sonundan önce faturaları gönderin. Geliri ertelemek istiyorsanız, gelecek yılın başlamasına kadar fatura göndermeyin. Nakit muhasebesi için, en düşük toplam geliri beklediğiniz yılda faturayı ödeyin.
- Giderler Vergilerinizi en aza indirmek için bu harcamaların sayılmasını istediğiniz yıldaki masrafları üstlenin. Tahakkuk muhasebesi kullanıyorsanız, o yıl içinde ödemeyi yapmak zorunda değilsiniz.
Tahsil Edilemez Faturalar / Kötü Borçlar
Tahakkuk yönteminde, size ödeme yapmayan müşterileriniz varsa, bu kötü borçlar için vergilerinizi yazabilir veya verebilirsiniz .
Örnek olarak, Şubat ayında faturalandırdığınız bir müşteriniz olduğunu varsayalım. Parayı toplamak için tekrar tekrar denemeler yaptınız ve sonunda bu müşterinin ödemeyeceklerine karar verdiniz. Tahakkuk muhasebe yöntemini kullanıyorsanız, satışı zaten kaydettiniz. Yıl sonundan önce, bu tahsil edilemez tutarı gelirinizden alabilir ve böylece brüt gelirinizi ve vergi borcunuzu azaltabilirsiniz.
Daha fazla bilgi için
Muhasebe yöntemlerine ilişkin IRS kısıtlamaları hakkında daha fazla bilgi için, bkz. IRS Yayını 538: Muhasebe Süreleri ve Yöntemleri.
Yasal Uyarı: Bu makaledeki bilgiler vergi veya yasal tavsiye amaçlı değildir. Hangi muhasebe yöntemini seçeceğinizden emin değilseniz, profesyonel vergi danışmanınızla görüşün .