Aşağıdaki ipuçları, iletişim becerilerinize ince ayar yapmanıza yardımcı olacak, böylece küçük işletmelerde sahip olduğunuz her etkileşimde etkili bir şekilde iletişim kurarak zamandan tasarruf etmenizi, stresi azaltmanızı ve daha üretken olmanızı sağlayabilirsiniz.
Limit Distractions ve Dinle
Dinleme etkili iletişimin anahtarıdır, ancak her zaman kolay değildir. Daha iyi bir dinleyici olmanın bir yolu, diğerlerinin söylediklerinin duyulmasını ve emilmesini zorlaştıran konuşmalarınız sırasında dikkat dağıtıcıları sınırlandırmayı denemektir. Bu, e-posta istemcinizin kapatılması, telefon zil sesinin kapatılması veya kapının ofisinize kapatılması anlamına gelebilir. Bu küçük şeyleri yaparak, konuştuğunuz kişinin tüm dikkatinizi çekmesini sağlarsınız.
İçsel dikkat dağıtıcıları, yani aklınızda olan herşeyi sınırlamak da önemlidir. Bir toplantı sırasında başa çıkmak için birkaç konuya sahip olduğunuzda veya tüm fikirlerinizi dışa vurmak için aralarında koşarken sohbet etmek cazip gelebilir, ancak bu karışıklığa neden olabilir ve diğer kişinin kendi girdisi gibi önemli olmadığını hissettirebilir.
Yavaşlayın ve bu iletişimin iki yönlü bir sokak olduğunu unutmayın. Her iki tarafın da söz sahibi olmasına izin veren bir karar ver.
Duyarlı Olun
Bir ihtilaf ortaya çıktığında yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri veya işletmeniz, ürünleriniz, hizmetleriniz vb. Ile ilgili bir şikayette bulunmanız, bunu görmezden gelmektir. Çoğu durumda, konuya bakacağınız kısa bir açıklama olsa bile, hemen bir tür yanıt verilmelidir.
Mutsuz partiye ulaşmadan önce gerekli tüm bilgileri alana kadar beklerseniz, sadece mutsuz değil, aynı zamanda öfkeli de olabilirler. İletişim hatlarını her koşulda mümkün olduğunca duyarlı olacak şekilde açık tutun ve size ulaşan insanların sizin için önemli olduğunu hissetmelerini sağlayın.
Doğru Soruları Sor
İletişimin çoğu ihtiyaç duyduğunuz bilgileri almayı gerektirir ve birçok kez bu doğru soruları sormanız gerektiği anlamına gelir. Yaptığınız konuşmanın her bölümünde hangi soruları sormanız gerektiği hakkında ipuçları var. İhtiyacınız olan bilgileri hangi soruların çözeceğini anlamak için bu ipuçlarını dinleyebilmeniz ve sıfırlayabilmeniz gerekir.
Amaçları karşılamayan ve genellikle iş yerinde mutsuz olan bir çalışanın durumunu düşünün. Doğru soruları sormazsanız, sorunun kökünden hiçbir zaman geçemeyebilirsiniz; bu, kişisel sorunlardan, zor durumda kalmaya kadar her şey olabilir.
Toplantıların çoğunu yapın
Toplantılar, iyi planlanmamış ve iyice organize edilmedikleri takdirde zamanlayıcılar oldukları için kötüdür. Organizatör sizseniz, herkesin zamanına saygı duymak ve toplantınızı mümkün olduğunca verimli hale getirmek için yapmanız gereken ilk şey önceden planlamaktır.
Ardından, odak noktalarını özetleyen ve toplantı için bir yapı belirleyen bir gündem hazırlamak için zaman ayırın.
Toplantılarınızın verimli olduğundan emin olmanıza yardımcı olacak bazı akıllı toplantı ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz:
- Toplantı saatlerini toplantıdan 1 ila 2 gün önce uygun saat dilimlerinde doğrulayın.
- Toplantıyı yöneten ve katılımcıların gündeme gelmesini sağlayan bir toplantı moderatörü atayın.
- Toplantıdaki herkesten gelen girdileri ve soruları teşvik edin.
- Toplantıya ilişkin önemli ayrıntıları yakalamak için not alın veya not almak için başkasına not verin.
İletişim Yöntemlerini Birleştirin
Yüz yüze veya sesli dile iletişim, genellikle e-posta ile gelen zaman zorluklarını ortadan kaldırmak için mükemmeldir. Ancak, ilgili tarafların tümü aynı sayfada bulunmuyorsa, daha fazla soru ve karışıklık yaratabilir.
İletişiminizin çoğu telefon üzerinden veya ağ olaylarında gerçekleşse bile , neyin tartışıldığını özetleyen e-postalar oluşturabilir, sonraki adımların ne olduğunu ve neyin sorumlu olduğunu belirtebilirsiniz. Daha etkili (ve daha az kafa karıştırıcı) ileriye dönük iletişim için farklı iletişim yöntemlerini birleştirmenin harika bir yolu olabilir.
Müşteri Hizmetlerine Odaklanın
İyi müşteri hizmetleri iki yönlü iletişime bağlıdır. Çoğunlukla müşterilerle çatışmalar ortaya çıktığında, çözümün anahtarı sorunu ortaya çıkarmak için iletişim kuruyor, ardından bir çözüm belirlenene kadar iletişim kurmaya devam ediyor.
Müşterilerinizle uzun süreli ilişkileri sürdürmenin bir yolu, açık iletişim hatlarını korumaktır. İşlerin nasıl ilerlediğini ve sağladığınız ürün ve hizmet hakkında neler hissettiklerini sormak anlamına gelir. Bir projenin sonunda, gündelik konuşmalar sırasında, bir odak grubuyla veya resmi anketlerle gerçekleştirilebilir.
Aldığınız Geri Bildirimi Kullanın
Müşterilerinizle zaten iletişim kuruyorsanız, resmi yöntemlerle talep etmese bile, düzenli olarak geri bildirim alacaksınız. İşletmenizin, ürünlerinizin ve hizmetlerinizin müşteriler ve potansiyel müşteriler tarafından nasıl algılandığı hakkında yararlı bilgilerin bir altın madeni olabilir. Ancak etkili olmak için, bu verileri işlemlerinizi değiştirmek ve iyileştirmek için kullanmanız gerekir. Aldığınız geri bildirimleri tek bir yerde toplamak için bir süreç oluşturun, daha sonra verileri analiz etmek ve iyileştirmeleri uygulamak ve izlemek için bir plan oluşturmak için her ay veya iki saati bir kenara ayırın.
Sonuçta, etkili iletişim, işinizde kullandığınız en önemli becerilerden biri olabilir. İletişim becerileriniz bazı ince ayarlamalar yapabilirse, nasıl iletişim kurduğunuzu ve iletişiminizin sonuçlarını analiz etmek için zaman ayırın. Ardından, zaman içinde geliştirebileceğiniz yollara odaklanın. Personel, müşteriler ve iş arkadaşlarınızla ilişkilerinizi ne kadar iyi değiştirdiğine şaşırabilirsiniz.