Deneyim ve uzmanlık göstermeniz gereken alanlardan bazıları…
Karar verme
Etkinlik planlamasının her yönü bir seçim gerektiriyor gibi görünüyor. Mekanlardan ve cateringtan satıcılara ve dekor seçeneklerine kadar, planlamacılar grup için en iyi kararları zamanında vermek zorundadır. Bu seçimler liderlik rolüyle güçlendirilir, çünkü bölümün tamamı nihai onay için size bakacaktır. Bilgilendirilmiş seçimler yapmak önemli olsa da, hareket etmelerini sağlamak için hızlıca bir yön seçmeniz gerekir.
Süreç yönetimi
Birden fazla koordinatöre sahip bölümler, her gün kendilerinden akan muazzam miktarda bilgiye sahiptir. Bu sözleşmeler, ziyafet olay siparişleri, faturalar ve satıcı sözleşmeleri gibi temel belgeleri içerir. Tüm bu bilgileri etkili bir şekilde yönetmenin tek yolu, ekip üyelerinin takip etmesi için tanımlanmış bir sürece sahip olmaktır. Dokümanları göndermek ve gecikmiş şartları takip etmek için yapılandırılmış bir rejim olmaksızın, bölümünüz nihayetinde önemli bir şeyin çatlaklardan geçtiği günü görecektir.
Bilgilerinizin ekibinizde nasıl akmasını beklediğiniz konusunda emin olun ve ilerlemeyi izlemek için inceleme noktalarını dahil etmeye çalışın.
Yönlendirme Personeli
Her bireyin misyona nasıl katkıda bulunduğunu anlamadan bir takıma liderlik etmek neredeyse imkansızdır. Etkinlik planlamasında, ekip olayı oluşturmaya katılan herkese uzanır.
Bu şekilde baktığınızda, liste oldukça uzun sürebilir. En üstte etkinlik koordinatörleri ve oradan hiyerarşi şubeleri, sunucuları, ustaları ve güvenlik personelini dahil ediyorlar. İyi bir yönetmen, bu pozisyonların her birinin nasıl performans göstermesi gerektiğini anlar. Böylece, sorunlar ortaya çıkarsa, sorunu doğrudan ele alabilir ve insanları doğru yönde yönlendirebilir.
Verimliliği Azalt
Zaman, etkinlik planlamasında kritik bir kaynaktır ve her yönetmenin hedefi, kararsızlık ve beklemek için harcanan zamanı en aza indirmek olmalıdır. Bu, bir oda kurmak için daha iyi bir yol belirlemek veya bir bölümün yapısını yeniden düzenlemek kadar karmaşık olabilir. Bir görevi veya yapıyı yeniden organize etmenin amacı, zamanın kaybedildiği noktayı tespit etmek ve daha verimli hale getirmek için bir çözüm sunmalıdır. Kayan her dakika geri alınamaz, bu nedenle iyileştirme için alanları ortaya çıkarmak için süreçleri sürekli analiz etmek gereklidir.
Takım çalışmasını tanıtın
Bir etkinlik planını yürütmek için nitelikli bireylerden oluşan bir ekip alır ve günün sonunda hepimiz işi bitirmek için birbirimize güveniriz. İyi takımlar tipik olarak kendileri tarafından birbirine ağlanmazlar - koçlarının deneyim ve yönlendirmeleriyle yönetilirler.
Etkinlik planlamasında koç direktördür ve sorumluluğu paylaşmanın emsali onlarla başlar. Müşterinin ihtiyaçlarının doğru bir şekilde diğer departmanlara iletildiğinden emin olmak isteyen yönetmen, her şey olay katında bir araya geliyor. Bir etkinliğin başarısı ya da başarısızlığından kimse sorumlu değildir ve iyi bir yönetmen, her bireyin daha büyük resimle olan bağlantısını anladığı bir ortamı teşvik edecektir.
Bir etkinlik planlama departmanına liderlik etmek önemli miktarda deneyim gerektirir, ancak dünyadaki tüm deneyim gerçek liderlik niteliklerinin yerine geçmez. Ekibinizden en iyi şekilde yararlanabilmek için çalışanları yönlendirebilmeli ve süreçleri analiz edebilmelisiniz. Yönetmen olmak istiyorsanız, bunlar kariyerindeki bir sonraki fırsat için değerlendirilmek üzere geliştirmek isteyeceğiniz özelliklerdir.