Gereksiz harcamalarda nasıl kesinti yapılır?
Ancak, birçok şirket, kredi kartı politikalarını nasıl kullanacağına dair en iyi yolların farkında değildir. Birçok işletme sahibi her zaman bu politikaları oluşturma arzusuna sahiptir, ancak nasıl yapılacağına dair bir yönlendirme yoktur. Bu nedenle, şirketlerin çalışanların kredi kartı politikalarını etkili bir şekilde nasıl oluşturabilecekleri hakkında canlı bir açıklama.
Kart sahibinin sorumlulukları
Bir şirket çalışanlarına kredi kartı verirse, kartın kullanımını yöneten kurallar koyulmalıdır. Kartın güvenliğinden ve şirket ile ilgili bilgilerin gizliliğinden çalışanlar sorumlu tutulmalıdır. Çalışanlar, kartın güvenli bir yerde tutulmasını sağlamalı, kart hileli faaliyetlerden muaftır ve kartın kimlik numarası korunur. Şirket ayrıca, iş kredi kartının sadece çalışan tarafından değil başka herhangi bir kişi tarafından kullanılmasıyla sınırlı olduğunu belirtmelidir.
Harcama Limitlerini Yazmak
Şirket, kredi kartının kullanılması gereken faaliyetlere veya işlemlere dair kurallar getirebilmelidir.
Aslında, harcama belirli çalışanların ihtiyaçları ile sınırlı olmalıdır. Her bölümün kendi harcama limitleri olmalıdır. Bir şirket olarak, her çalışanın ihraç sırasındaki harcama limitleri hakkında bilgilendirilmesi iyi olur. Ayrıca, her çalışan bu sınırı aşmamalıdır ve eğer varsa, limit ücretlerini üstlenirler.
Son olarak, şirketin kredi kartları asla nakit avanslar için kullanılmamalıdır.
Düzenli Kullanım Raporu
Her şirket, şirket kredi kartlarının kullanımından sorumlu çalışanları tutmalıdır. Her ayın sonunda, her çalışanın tüm masraflar, makbuzlar ve doğru muhasebe kodları hakkında ayrıntılı bir açıklama yapması gerektiğini varsayalım. Her çalışan, doğrulama makbuzları için şirkete sunulmadan önce harcama fişlerini aylık cetvele eklemelidir. Geç ödemelerin önüne geçmek için tüm bunlar zamanında yapılmalıdır. Bunu yapmak, şirketin aylık harcamalarını kolaylık ve denetim ile takip etmesini sağlar.
Bireysel Masraflarda Kart Kullanımı Yok
Şirket, hiç kimse kişisel harcamalar için kullanmasına izin verilmediğinden, çalışan kredi kartının kullanımı konusunda çok katı olmalıdır. Kısacası, kart kullanımı işle ilgili faaliyetlerle sınırlı olmalıdır. Kişisel kullanımın tanımı, bu durumda, işletmenin işleyişi ile ilgili olmayan bir masraftır . Kart, kendi ödemelerinde kartı kullanan herhangi bir çalışan için çok sıkı olmalıdır.
Kullanım İncelemesi
Bir şirket çalışan kredi kartları çıkarırsa, belirli bir süre sonra bir kartın gözden geçirmesi yapılması tavsiye edilir.
Kartın gözden geçirilmesi, şirketin muhasebe departmanının bir üyesi ile birlikte çalışanların acil amiri tarafından yapılmalıdır. Çalışanın sorumlusu, kart kullanımının ne anlama geldiğiyle sınırlı olmasını sağlamalıdır. Öte yandan, muhasebe departmanı, çalışan tarafından sunulan tüm makbuzların ve diğer harcama belgelerinin gerçek olup olmadığını doğrulamalıdır.
Bu nedenle, her bir şirketin kartların bireyler tarafından kötüye kullanımını engellemek için etkili ve güvenilir bir çalışan kredi kartı politikası olmalıdır. Hiçbir çalışanın kişisel harcamalar için kartını kötüye kullanmayacağı için bir şirketi iyi bir finansal pozisyona yerleştirecektir . Ayrıca, şirket hem denetçi hem de muhasebe departmanının politikanın tüm yönlerini anladığından emin olmalıdır.