Neden Kurumsal Yönetim Kurulu Toplantısına Katılmalı?
Kurumsal toplantılarınızın dakikalarını almak ve kaydetmek için birkaç sebep vardır.
Toplantı tutanaklarının ilk ve en önemli sebebi, karar verdiğiniz şeylerin bir kaydını tutmaktır. Kurulun birkaç ay önce yaptığı bir kararın kimseyi hatırlayamadığı toplantılara katıldım. İşiniz için yazılı olarak bir şeyler yapmak,
Kurumsal yönetim kurulu tutanaklarının ikinci sebebi, itfa ve yükümlülük amaçlarına yöneliktir. Yönetim kurulu üyeleri güvendedir. Kurumsal hissedarlar tarafından yatırılan para hakkında kararlar alıyorlar ve kurumun çıkarları doğrultusunda ve çıkar çatışması olmadan akıllıca davranmalarını sağlamalılar. Yönetim kurulu toplantı tutanaklarına sahip olmak, kurulun iyi niyetle hareket ettiğini kanıtlamakta ve eylemleri için kişisel sorumluluktan kaçınmaktadır.
Üçüncü neden vergi amaçlıdır. Bir şirket, bireysel hissedarlardan ayrı bir kuruluştur. Bu ayrımı yaptığınızdan emin olmak için, yönetim kurulu toplantı tutanakları bir kayıt sağlar.
Bunlar olmadan, IRS veya devlet kurumları, işletmenin vergi durumunu reddedebilir. Bunu göstermeyen bir şirket, sahiplerinden ayrı bir varlık olarak hareket etmekte zor bir vergi durumu yaratabilir.
İşletmelerin, yönetim kurulu üyelerinin görevlerini yerine getirmelerini ve üye olma zamanını boşa harcayan uzun, amaçsız yönetim kurulu toplantılarına karşı korunmalarını sağlamak arasında bir denge vardır.
Bu yazıda bu dengeyi ele alacağız.
Şimdi, yönetim kurulu toplantı tutanaklarının nedenlerini tartıştık, iş dünyasında bazı hatalar ve bunları nasıl düzeltebileceğimiz hakkında bazı düşünceler var.
Toplantıdan Önce Bir Gündem Yaratma ve Dağıtma
Kurul toplantılarında kurumlar tarafından yapılan bir başka büyük hata da toplantıdan önce gündemi, gündemi ve ilgili belgeleri de toplantıdan önce dağıtmamaktır. Gündem, gündemdeki her bir madde için belirli süreler içermelidir. Özel bir gündeme sahip olmak, sadece toplantıyı daha sorunsuz bir şekilde yürütmekle kalmaz, aynı zamanda yönetim kurulunun (ve tutanakları okuyan herkesin) her bir maddenin gündemdeki göreli önemini bilmesini sağlar.
Bu önemli ve acil ise gündeme gelemediği anlamına gelmez, ancak gündem maddeleri oylama ile eklenebilir. Ve bu kadar acil olan yönetim kurulu tarafından değil, yöneticiler tarafından ele alınmalıdır.
Yönetim Kurulu Toplantı Tutanaklarının Önemli Parçaları
Yönetim kurulu toplantı tutanağı şunları içermelidir:
- toplantının tarihi, saati ve konumu
- Başlangıç ve bitiş zamanı ve gündemdeki belirli maddelere ayrılan zamanlar
- Ne tür yönetim kurulu toplantısı - düzenli, özel veya yıllık (tüm devletlerin yıllık toplantılara sahip olmaları gerekir)
- Kim vardı, direktörleri, misafirleri ve personeli ve hangi yönetim kurulu üyelerini mevcut değildi. Geç gelen veya erken ayrılan kişilerin isimleri not edilmelidir.
- Bir çekirdeğin mevcut olup olmadığını belirleme. Çekilecek oylar için genellikle şirket tüzükleri tarafından bir nisap gereklidir. Çekirdek gereksinimi genellikle üyelerin yarısından fazlasıdır. (Dokuz üyeden oluşan bir kurul için, örneğin, bir çekirdek için beş üye bulunmalıdır).
- Sunumlar komiteler veya başkaları tarafından verilirse, sunumcuların isimlerini ve unvanlarını ekleyin.
Toplantı Tutanakları Çok Özel
Muhtemelen en büyük hata tahtaları, tartışmalar (bazen argümanlar) ve süreçler hakkında ayrıntılı bilgi talep etmektir. Toplantılarda, tartışmanın sonuçlarını kimin söylediği değil, kararların sonuçları yansıtılmalıdır. Diyelim ki yönetim kurulu yeni bir ürün satmaya yönelik bir harekete oy veriyor.
Toplantı tutanakları şunları söylemelidir: "Yeni bir baharat dizisi eklemek için hareket. Hareket ettirilmiş ve onaylanmış, bu yüzden de muhalefetle." Grubun bir tartışması varsa, tartışmanın uzunluğunu kaydetmeli ve özetlemelisiniz, ancak tartışma hakkında ayrıntıya girmeniz gerekmez.
Yeterli Belirli Olmayan Dakikalar
Yelpazenin diğer ucunda, bazı dakikalar bilgi sağlamak ve üyelerini sıkıntıdan uzak tutmak için yeterli değildir. Kararın oy birliği ile karar verilmemişse, hangi yönetim kurulu üyelerinden muaf tutuldu, bu da çekimser bir durumdu (ve çekişme potansiyel çıkar çatışması nedeniyle olduysa not al).
Her tartışmanın darbesini kaydetmek zorunda değilsiniz, ya da ne dedi. Ancak, tartışmanın ruhunu yansıtmak için dakikalar içinde yeterli bilgi bulunmalıdır.
Yönetim Kurulu Toplantıları Çok Uzun
Hiç kimse uzun toplantılardan hoşlanmaz, ancak toplantı ve tutanakları kısaltmanın bazı yolları vardır. Bir izin gündemi oluşturarak yönetim kurulu toplantı zamanını kaydetmek isteyebilirsiniz. Temel olarak, bu gündem tartışmasız hızlı bir şekilde ele alınabilecek konuların bir listesidir. Liste, önceki toplantı, mali işler ve komitelerden veya CEO’dan gelen raporları içerebilir.
İzin gündemi, raporlar ve diğer bilgiler toplantıdan önce dağıtılmalı, böylece üyeler bunları okuma fırsatı bulmalıdır. Ardından toplantıda rıza gündemi toplantı sürecinin bir parçasıdır. Herhangi bir yönetim kurulu üyesi, rıza gündemi hakkında bir soru veya endişeyi dile getirebilir, ancak herhangi bir sorun yoksa, tüm izin gündemi bir defada oylanabilir.
Yanlış Karar Türü
Bir şirket kurulu genel politika hakkında kararlar alır. Günlük kararlar, kurumun bu politikaya dayanan yöneticileri tarafından verilir. Bazen yönetim kurulları, yönetimden en iyi şekilde ayrılan kararları yerine getirmeye çalışır.
Tutanakları Onaylama
Kararsızlık, yönetim kurulu toplantılarının koşuşturmasında, dakikayı onaylamayı unutmak. Ancak, dakikaların, toplantının hem harfini hem de ruhunu doğru bir şekilde yansıttığından emin olmanız önemlidir. Onaylanana kadar dakikalar "taslak" olarak kabul edilir.
Toplantı tutanaklarını tutmamak
Kurumunuz için iyi dakikalar geçirmek için gittiğiniz tüm sorunlardan sonra kurumsal toplantı tutanaklarınızı güvenli ve erişilebilir bir yerde tutmayı unutmayın. Parola korumalı bir dosyada, şirket kayıt defterinde veya "bulutta" dakika tutmak için bir işlem oluşturun.
Kurumsal Sekreterin Rolünü Unutmayı Unutma
Kurumsal tutanaklarla ilgili görevlerin çoğu, şirketin sekreteri alanına girer. İyi bir şirket sekreteri olmak bir sanattır ve bu bireyler çoğu zaman yeterince tanınmadılar. Bu kişiye düzenli olarak "teşekkür ederim" deyin.
Yönetim Kurulunuza Danışman Olarak Vekalet Dahil Değil
Bu makaledeki bilgiler vergi veya yasal tavsiye amaçlı değildir ve yazar bir avukat değildir. Kurumunuzun ister özel ister kamuya açık olsun (halka açık hisse senetleri ile), sizden ve kurumunuzun korunmasını sağlamak için, şirket tutanaklarını nasıl alacağınız ve önemli yönetim kurulu toplantılarına nasıl katılacağınız konusunda bir avukatınız olmalıdır.