Bu kartların çalışanlara verilmesi, iş adına belirli işlemlerin yapılabilmesi ve daha sonra tüm fişlerin her ayın sonunda baş mali yöneticiye iletilmesi anlamına gelir. Bir şirket olarak, her çalışan için nakit avanslar vermek yerine, kurumsal kredi kartları nakit vermenin zorluğuna karışmayacağınız için en iyi seçenek olarak ortaya çıkıyor.
Ancak, kurumsal kartlar çıkarmadan önce, ihtiyati tedbirleri uygulamaya koymanız gerekir. Bunu yapmadan, bazı çalışanların iş fonlarını kötüye kullanma olasılığı vardır. Kurumsal kredi kartları ellerinde olduğunda yetkisiz satın alma riski artar ve koruyucu önlemler yoktur. Bu riski kontrol etmek için aşağıdaki politikalar yardımcı olacaktır:
Başlangıçta Beklentileri Ayarla
Kartlar verilirken, kart kullanımında tüm çalışanların kendisinden beklenenleri belirlemeleri ve bilgilendirmeleri tavsiye edilir. Kart sahibinin sorumluluğunu, kartların kullanılması gereken harcamaların türünü ve her masraf için bir kişinin sunması gereken belge türlerini canlı bir şekilde açıklayan bir politika oluşturmalısınız.
Bu, kart sahibinin kartı nasıl kullandığını frenlemek için her şirketin yerine koyması gereken anahtarlardan biridir. Bunu yapmadan, işiniz, uzun vadede işi yürütme maliyetini artıran hiçbir zaman bütçelenmeyen ek masraflar doğuracaktır.
Kart Kurallarının Düzgün Anladığından Emin Olun
Bildiğimiz kadarıyla çalışanların çoğunun okuma kültürü yoktur. Bu demektir ki, kartvizitimizde kartların nasıl kullanıldığına ya da nelerin beklenmediğine dair kurallara dikkat etmeden, çalışanların kurumsal kartlarını kurallara uygun olarak düzenlerseniz, bu kartların çoğunu kart okurken kurallar.
Yukarıdaki senaryodan kaçınmak için, çalışanlarla bir toplantı düzenlemek ve bunları politikaya yansıtmak iyidir. Bu yapıldıktan sonra, politikanın yazılı olarak anlaşıldığını kabul etmeleri iyi olacaktır. Bu, bir çalışanın politikanın ne olduğuyla karşı karşıya kalması durumunda, uygun önlemlerin alınması gerektiği anlamına gelir.
Harcamada Tüketici Olun
Çoğu zaman çalışanların çoğu kurallara aykırı davranmaya ve politikada ana hatlarıyla belirtilenlerden daha fazla harcama yapmaya eğilimlidir. Bunu aklınızda tutarak, iş kredi kartlarının kullanımı hakkında yakın sekmeler tutmak iyidir. Baş finans sorumlusu, her departmandaki denetçilere, bu departmandaki kartlarla çalışanların denetlenmesi sorumluluğu verileceğini bildirmelidir.
Bu, bir şekilde çalışanların kart kullanımının kötüye kullanımını en aza indirecektir. Bir çalışan, kart harcamalarını izleyen birinin olduğunu bildiğinde, politikada belirtilmeyen, izin verilmeyen satın alma işlemlerine girmekten korkar.
Yerinde Koruyucu Önlemler Var
Para ekonomik bir kaynaktır ve dolayısıyla çok azdır. Bu, bir çalışanın kart kullanım haklarını kötüye kullandığı anda, yükün derhal şirkete devredilmesi anlamına gelir. Bu düşünceyle, her kartta harcama limitleri koymanız uygun olur.
Yönetici pozisyonlardakiler, alt sıralardakilere kıyasla daha yüksek sınırlar verilebilir. Bu tedbir, yetkisiz işlem yapma riskini azaltmak içindir. Harcama sınırı seti asla aşılmamalı ve politikada belirtilmelidir. Herhangi bir çalışan sınırını aşarsa, ekstra tutar bordrolarından ve cezadan düşülmelidir.
Her Zaman Yıllık İnceleme Yapın
Şirketin kredi kartı programı yıldan yıla gözden geçirilmelidir. Bunun nedeni, belirli çalışanların bir departmandan diğerine taşınmış olabileceği ve her bölümün belirli bir harcama limitine sahip olduğu için, programın yıllık gözden geçirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.
Bunu yapmak, bölüm başkanlarının her çalışanın sorumluluklarına uygun olarak yeni harcama limitleri çıkarmasını da sağlar. Bir çalışan artık bir kurumsal kredi kartına ihtiyaç duymayan bir departmanda çalışıyorsa, o zaman o programdan çıkarılabilir.
Ups Yaparak Verimliliği Artırın Ups
Firmanızın bir parçası olmayan veya şirket adına işlemlerin özetlerini yapmak ve her ayın sonunda size teslim etmek için kart sahibi olmayan birine sahip olmanız iyi bir şeydir. Bu tayin edilen kişinin asıl amacı, kart kullanımlarına ilişkin zamanında açıklama ve beyan vermeyen çalışanların isimlerini listeleyecektir.
Bu, hangi çalışanların kart politikalarına uyduğunu ve hangilerinin bulunmadığını izlemenin kolay bir yoludur. Belli bir süreden sonra, kartların sürekli olarak ya da hatta geçici olarak kartlardan çekilmesi yoluyla sürekli olarak politikalara aykırı hareket eden bu kart sahipleri üzerinde kırbaçlamayı tercih edebilirsiniz.
Aykırı Değerleri Değerlendirin
Unutmayın, bir çalışan kartı, sadece şirket için yararlı olan ve acil durumlar dışında kişisel eşya satın almak için asla kullanılmamalıdır. Böylece, her çalışanın her ayın sonunda kartta kullandığı tüm masrafların izlenmesi gerekmektedir.
Bir veya daha fazla çalışan kişisel kartlarda kartı kullanıyorsa, acil bir durumdan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirlemek için kapsamlı bir değerlendirme yapılmalıdır. Acil bir durum olmamışsa, kart sahibine karşı disiplin tedbirleri alınmalıdır. Tersine, eğer acil bir durumdan kaynaklanıyorsa, yapılan masraflar kart sahibinin maaşından, kendilerine karşı herhangi bir disiplin cezası verilmeksizin düşülecektir.
Riski Bölün
Kurumsal kart politikanız, çalışanın tüm kredi kartı bakiyelerinin kendilerine ait risklerden kişisel olarak sorumlu olmasını sağlamalıdır. Böyle bir politika söz konusu olduğunda, şirketin yalnızca onaylanmış harcama tutarına göre münferit kart sahiplerine para iadesi yapması gerekecektir.
Şirket ve çalışanlar arasında risk paylaşımı olarak adlandırdığımız budur. Bu, kartlarını kullanarak kişisel eşyalarını satın alma eğiliminde olan çalışanlarla ilgilenmenin iyi bir yoludur, çünkü yalnızca yalnızca onaylanmış giderlerle eşleşen bir miktar verilecektir.