Avukatın avukatların yapmaması gereken hesap hataları
Hesapların yanlış yönetildiği birçok yol olsa da, avukatların IOLTA hesaplarını yönetirken yaptıkları üç yaygın hata vardır.
Güven Hesabı'ndan "Borç Alma" Parası
Bir güven hesabından borç almak için yasal bir yolu yoktur. Bazen avukatlar, bir hakka sahip olmaları için güven hesap fonlarını kullanırlar, diğer durumlarda ise, asla kullanma hakkı elde etmeyecekleri fonlar kullanırlar. Her iki yaklaşım da avukatın ciddi sorunlara girmesi için kapıyı açar.
Güven hesabından uygunsuz borçlanmanın üç yolu vardır:
Avukat, Kazanılmadan Önce Güven Hesap Parası Aldı
Bu genellikle bir avukat nakit akışı problemleri olduğunda olur. Bu durumda, avukat, güven hesabına (umarız) koyduğu bir yardımcısı aldı ve avukat, işin tamamlandığı sırada kendisine bu parayı ödeme hakkına sahip olacaktır. Bununla birlikte, avukat, bazı masraflı harcamalar ödenmeden önce işin tamamlanmasına gerek kalmaz - bordro, ofis kirası, bir koşullu ücret davasında ilerlemiş masraflar, vs.
Bu nedenle, avukat devam ediyor ve davadan o anda güven hesabından alma hakkına sahip olduğundan daha fazla güven alıyor.
Avukat, Müşterinin Fonlarını Geri Verme Niyeti ile Para Ödüyor
Nakit akışı sorunları daha ciddi finansal sorunlara dönüştüğünde ve avukatın bir güven hesabında oturan müşteri fonlarında binlerce dolar var, bazıları güvende kalmak için güven hesabından borç alma cazibesine yenik düşebilir.
Avukat, faturalarını ödeyemezse, işte kalamayacağını ve işinde kalamazsa, müşterileriyle ilgilenemeyeceğini düşünerek rasyonel hale getirebilir. Bu yüzden sadece nakit akışını geliştirene kadar ona güvenmek için güven hesabından biraz para alır. Vekil, fonları mümkün olan en kısa sürede değiştirme niyetine sahip olabilir, ancak bu tür bir durum genellikle kartopu ve avukat için çok kötü bir şekilde sona erer - müşterinin yanında.
Hesap Hırsızlığına Güvenin
Bu durum gerçekten borçlanma olarak adlandırılamaz ve hukuk firmaları üzerinde işlenen aldatmacalara atıfta bulunmamaktadır. Kurum içi güven hesabında hırsızlık durumu, avukat ya da güven hesabına erişimi olan biri, onların değil, sadece para almaya karar verdikleri açgözlülük ya da çaresizlik noktasına ulaştı. Madde bağımlılığı ya da kumar bağımlılığı olan avukatlar bu hataya karşı özellikle savunmasız olabilirler, ancak başka zamanlarda açıkça görünmeyen nedenlerden dolayı olur. Bir avukat tarafından işlenirse, bu güven hesabı hatası, yasal bir kariyere son verme olasılığı en yüksektir. Ancak bir paralegal veya muhasebeci tarafından işlenmiş olsa bile, avukat hala parayı geri ödemesi için kancada olan biridir.
Müşteri Parasıyla Para Yatırma Fonları
Avukat güveni hesap yönetiminde ikinci büyük bir hata, müşteri parasıyla avukat fonlarının karıştırılmasını içerir. Bu genellikle bir güven hesabının nasıl çalışması gerektiğini anlama eksikliğinden kaynaklanır.
Alabama Eyalet Barosu'ndaki bir hukuk pratiği danışmanı olan Laura A. Calloway, "Birçok avukat, güven hesabında neyin olup olmadığını anlamıyor. Bazıları, kazanılan ücretler dahil olmak üzere, Firmalar için tek bir genel dergi olarak, diğerleri ise, en azından Alabama gibi bazı yargı bölgelerinde, geri ödemesiz bir mal varlığı gibi bir şey olmadığını, dolayısıyla gelire karşı bir mevduat koymadıklarını anlayarak “hizmetkarları” alırlar. Gerek duydukları güveni, özellikle de ışıkları şimdi tutmak için ihtiyaç duyuyorlarsa. ”
Avukatların paralarını müşterinin fonlarıyla paylaştığı ortak yollardan bazıları şunlardır:
İki Amaçlı Bir Kontrol
Bir avukat, müşteriye yasal ücretlerin 1000 $ olacağını ve mahkeme dosyalama ücretinin 200 $ olacağını söyler, böylece müşteri avukata 1.200 dolarlık bir çek yazacaktır. Bazı avukatlar, tüm parayı iş hesabına koyacaktır çünkü paranın çoğu zaten avukata gidiyor. Bununla birlikte, baro birliği kuralları, avukatın tam avukatlık ücretine hak kazanmış olsa bile, çekin fona katılma zorunluluğunun güvence altına alınması gerektiğinden, çekin güven hesabına girmesini gerektirir.
Müşteri Fonlarıyla Güvende Tutulan Kişisel Fonlar
Bazı devlet barı dernekleri, avukatların herhangi bir şahsi fonun bir güven hesabında bulunmasını yasaklarken, diğerleri avukatların hesabın işletimiyle ilgili masrafları karşılamak için hesapta küçük bir miktar bulundurmalarına izin vermektedir (ancak önerilen uygulama tüm hesap hesap ücretlerinden düşülmek zorundadır. işletme hesabı). Ancak hiçbir yerde bir vekil bir işletme hesabı, bir tasarruf hesabı veya varlıkları gizlemek için bir yer olarak bir güven hesabını kullanamaz.
Bazen avukatlar, çekleri zaten kazanılmış olan fonlardan çıkarılsa bile, doğrudan genel gider giderlerinden, doğrudan genel gider giderlerinden faturalarını ödeyemediklerini anlayamazlar. Diğer zamanlarda avukatlar, varlıkları gizlemek için güven hesabını kasıtlı olarak kötüye kullanırlar. Örneğin, Calloway, avukatların, geri ödenen vergiler için bir IRS vergisinden kaçınmak için kişisel hesaba güven hesabı koyduğunu söyledi. Bu açık bir etik ihlalidir.
Kazanılan Ücretleri veya Geri Ödeme Hesabını Güven Hesabı'ndan Çıkarma
Calloway, güven hesaplarını yağmurlu bir günlük tasarruf hesabı olarak kullanan bazı avukatlar gördüğünü söylüyor. Kazanıldıktan sonra tüm ücretleri kaldırmak yerine, avukat, harcama riskini azaltmak için paranın güvenden kaldırılmasını geciktirir. Calloway, bunun hem kötü bir iş uygulaması hem de bir etik ihlali olduğunu söylüyor. Devlet IOLTA fonu, ekstra faiz gelirlerinden faydalanabilirken, avukat bu parayı işletme işletme hesabına veya bir tür tasarruf fonuna taşımalıdır.
Müşteri Fonlarını Düzgün Takip Etme
Avukatların güven hesaplarını bertaraf etmelerinin üçüncü ana yolu, her müşterinin güven hesap işlemlerinin ayrıntılı kayıtlarını tutmamaktır. Avukatların bu hatayı yapmasının birkaç yolu var.
Müşteri Adını Güven Hesabı Çeklerine Vermemek
Çoğu avukat, kendi güven hesaplarının kopyalarını saklamakla ilgili olsa da, bunların hepsi, her onay için müşterinin adını veya dosya numarasını not almaları gerektiğini hatırlamamaktadır. Bir ay önce neden bir çek yazıldığını hatırlamak kolay olsa da, bundan bir yıl önce neden yazıldığını hatırlamak zor olabilir.
Güven hesaplarında neyin olduğunu belirleyen bir problem yaşamayacaklarını düşünen avukatlar, felaket olaylarının veya doğal afetlerin etkilerini dikkate almalıdır. Sık sık olmaz, bazen de hukuk büroları ve tüm kayıtları yok edilir. Bir yangın, bu kağıt dosyalarını oldukça hızlı bir şekilde yakabilir ve bilgisayarın sabit sürücüsünü imha edebilir. Bir kasırga veya bir kasırga, fatura kayıtlarını mil için dağıtabilir. Bu şeyler avukatlara olur. Bir avukatın banka hesaplarını ve bankadan sipariş edilen eski çeklerin kopyalarını kullanarak bir firmanın güven hesap kayıtlarını yeniden yapılandırması gerekiyorsa, bu çekler işleminde kimin para kullanıldığını göstermedikçe, görev neredeyse imkansız olacaktır.
Her Müşteri için Bireysel Muhasebe Tutmamak
Bazen avukatlar her müşterinin hesap bakiyesini kendi başlarına takip edebileceklerini düşünür. Bir noktada, yapamazlar. Ve eğer yapabilirlerse, avukata bir şey olursa, bu müşteri hesaplarına ne olur?
Calloway, bir avukatın iki güven hesabı tuttuğu durumlarda karşılaştığı durumu anlattı. Bir ay için bir güven hesabı kullanır ve bir sonraki ay diğer güven hesabına geçerdi. Onun inancı, kullandığı ay boyunca her bir hesabın sıfır bakiyesine ulaşmasıyla, bireysel güven defterlerini hesapta kalan para üzerinde tutmak zorunda kalmayacağıydı. Yanılmıştı. Etik kurallar, her bir müşteriye belirli müşteri fonlarının tanımlanabilmesi için bir bilanço tutmayı gerektirir.
Avukatlık gerekliliklerine uymak için, avukatlar, her müşterinin belirli bir zamanda ne kadar güvendiğini gösteren kayıtları tutmalıdır. Mevduatlar ve ödemeler, her müşterinin güven hesap bakiyesini belirlemeyi kolaylaştıran bir şekilde açıkça izlenmelidir. Aksi takdirde, bir müşterinin parasının başka bir müşterinin davasında harcanması oldukça kolay olurdu.
Bireysel Müşteri Bakiyelerinin Genel Hesaba Karşı Dengelenmesi
Avukatlar, genel güven hesaplarının ay sonunda dengelendiğinden emin olmamalı ve sadece her bir bireysel müşteri hesabının dengelendiğinden emin olmamalıdır. İkisini bir arada karşılaştırın ve birbirlerine karşı dengeleyin. Genel bakiyelerin karşılaştırılması, bazen, bir çek veya mevduatın gözden kaçırıldığı bireysel hesaplarda yapılan muhasebe hatalarını ortaya çıkaracaktır. Bu basit adım bazen geri dönen bir güven hesabı denetimi ile sonuçlanabilecek hataları yakalayacaktır.
Yardım almak
Bazı avukatlar, güven hesaplarının mahvolduğunu fark eder, ancak sorunu nasıl çözeceklerini bilmiyorlar. Bir çözüm, bir hukuk pratiği yönetimi danışmanı ile iletişim kurmaktır. Pek çok devlet barı dernekleri, bara üyelerine ücretsiz hukuki uygulama yönetimi tavsiyesi sunmaktadır ve bir dizi özel hukuk pratiği yönetimi danışmanı da bir ücret karşılığında hizmetlerini sunmaktadır.
Bazı avukatlar, etik ihlalleri için zorunlu raporlama gereklilikleri nedeniyle, özellikle devlet barı birliği için çalışan bir avukat ile herhangi bir avukat ile güven hesap durumu tartışmaktan korkuyor olabilir. Ancak, birçok eyalette, profesyonel davranış kuralları, hukuk uygulama yönetimi danışmanlarının bu tür sorunları etik kurullarına rapor etmelerini özellikle dışlamaktadır. Wisconsin Eyalet Barosu'nun Hukuk Bürosu İdari Yardım Programı için Uygulama Yönetimi Danışmanı olan Nerino J. Petro, kuralların eyaletten eyalete değişmesine rağmen, Wisconsin gibi bazı eyaletlerin, devlet barı tarafından yardım isteyen avukatlara gizlilik sağlayan kurallar uyguladığını belirtiyor. hukuk büro yönetimi yardım programı (LOMAP).
Bir güven hesabının düzgün bir şekilde yönetilmesi bir güçlük olabilir, ancak özensiz kayıt tutma konusunda bir yasa lisansı kaybetmek daha da kötü olacaktır. Güven hesaplarını yönetmekte güçlük çeken avukatlar, yetkili bir muhasebeciden ya da bir hukuk pratiği yönetimi danışmanından yardım alarak sorunu derhal ele almalıdırlar.