Sıfır Tabanlı Bütçe Nedir?
“Sıfır temel” den (yani bakiyeler veya harcanan masraflar olmadan) başlayarak, bir şirketin takvimindeki her dönem, bu dönemin ihtiyaçları ve maliyetleri ile ilgili olarak tamamen bütçelendirilir. Bir ay, çeyrek veya yıllık olsun, bir dönem işletmeniz için en uygun zamanın bir ölçümü olabilir.
Yeni bir dönemin başlangıcında, mali gereklilikler ve gerekçelendirilmiş harcamalar, bütçenin önceki döneme göre daha yüksek veya daha düşük olmasına bakılmaksızın, şirketin bütçesi için birincil girdilerdir. Bir sonraki dönem başladığında, sıfır tabana geri dönersiniz ve işlemi tekrarlarsınız.
O nasıl çalışır?
Geleneksel bütçeleme veya maliyete dayalı bütçeleme, bir şirketin faaliyetlerini önceki dönemlere ait bütçeye göre yönetmeyi içerir. Örneğin, bir şirket yeni bir müşteriye iniş yapması nedeniyle üretimde yüzde 5'lik bir artış öngörüyorsa, daha önceki döneme göre bütçeye yüzde 5'lik bir oran ekliyorlar.
Maliyete dayalı bütçeleme, üretim ve operasyonlar için önceki tüm harcamaların gerekli olduğunu varsayar ve daha fazla analiz yapılmaksızın bu işlevler için bütçeyi sürdürmek üzere ileriye gider.
Sıfır tabanlı bütçelemede, her bir masraf her bir dönem için gerekçelendirilmelidir, bu nedenle tekrar eden masraflar gözden geçirilmekte, sonra ihtiyaca göre onaylanmakta, ayarlanmakta veya sonlandırılmaktadır.
Ve yeni harcamalar geleneksel bütçelemeyle aynı dikkatle analiz edilir, ancak her zaman maliyetlerin verimlilik ve değer için optimize edilmesi gerektiği anlayışıyla analiz edilir.
Örneğin, evinizden yaratıcı bir kağıt ürünleri üreten bir solopreneur iseniz, kuruluşunuzu uluslararası hale getirmeye ve denizaşırı gemi yapmaya karar verdikten sonra verimliliği artırmak için sıfır tabanlı bir bütçe uygulamaya karar verebilirsiniz. Bunun etkileyebileceği bir alan, baskı maliyetlerinizdir. Kapsamlı bir incelemeden sonra, iki yeni yazıcı satın alarak ve yerel bir tedarikçiyle yeni bir iş ortaklığı sayesinde yazıcı mürekkebi için toplu satın alma avantajından yararlanarak ek nakliye ücretlerini dengeleyebileceğinizi ve geri dönüş süresini kısaltabileceğinizi fark ettiniz. Her dönem, maliyetinizin bütçenizde doğrulanmış olup olmadığını yatırımınızın değerli bir geri dönüşü ile belirlemek için tüm masraflarınızı veya harcamalarınızı gözden geçirirsiniz.
Nasıl Başlarsınız?
Sıfır tabanlı bir bütçe yöntemini başlatma adımları çok basittir:
- Hedefinizi tanımlayın. Geliri yüzde 10 artırmayı umuyor musunuz? Maliyetleri yüzde 2 oranında azaltmak ister misiniz? Hedefiniz, seçtiğiniz zaman aralığında ölçülebilir ve erişilebilir olmalıdır.
- Bu hedefe nasıl ulaşabileceğinizi düşünün. Hedefinize ulaşmak için maliyetlerinizi, verimliliğinizi veya kaynaklarınızı ayarlamak için kullanabileceğiniz cephanenizde neler var?
- Seçeneklerinizi adım 2'den gözden geçirin. Tek bir görevi uygulamak, hedefinize ulaşmanıza yardımcı olur mu? Veya çeşitli eylemler uygulamanız mı gerekiyor? Ve eğer öyleyse, bunları zaman içinde tek tek mi, yoksa hepsini mi topluyorsunuz?
- Yeni görevlerinize öncelik verin ve uygulama için gerekli masrafları belgeleyin.
- İşinizin her aşamasında (veya hedefinize ulaşmak için adapte olmayı planladığınız bölüm) gelecek dönem için gerekli tüm masraf ve harcamaları değerlendirin. 4. adımda belgelediğiniz yeni görevler için gerekli maliyetleri dahil edin.
- Değerlendirme onayınızı karşılıyorsa ve tüm masraflar haklı çıkarsa, uygulamaya geçin ve bütçenizi takip edin.
- Dönem sonunda, ölçümlerinizi inceleyin ve hedefinizi karşılayıp karşılamadığınızı belirleyin. Uygulama sorunsuz geçti mi? Hatalar yapıldıysa, bir sonraki süreçte süreci ilerletmek ve ilerlemek istiyor musunuz? Veya görevleri tamamıyla sona erdirmek mi?
- Yeni bir dönemin başında 1. adımda başlayın.
Neden Sizin İçin Doğru Olabilir?
Detaylı yapısı nedeniyle sıfır tabanlı bütçeleme, işletme sahiplerinin sürdürülebilirliklerini kaybetme korkusu olmadan belirli bir süre boyunca yeni stratejileri birleştirmelerine olanak tanır. Genellikle haddeleme esasına göre kurulan süreç, işletme sahiplerine uygulama planlarına derinlemesine bakma ve uzun süre yatırım geri dönüşü göstermeyen carte blanche bütçe artışlarından kaçınma fırsatı sunuyor.
Bu iş yönetimi yöntemine bir başka artı, günlük operasyonlar için maliyetleri düşürmek olabilir. Kaynaklar, yalnızca ihtiyaç duyulduğunda tahsis edilir, atık ve yedekliliğin azaltılması sağlanırken, bütçede kalmak için daha iyi koordinasyon gerektiren departmanlar arasındaki iletişimi de artırır.
Neden Sizin İçin Doğru Olmayabilir?
Yöntemin, büyük işletmeler için daha düşük işletme maliyetlerine yol açabileceği doğrudur, ancak bu genellikle gelir getirmeyen üretim bölümlerinin kısa süreli veya yetersiz finanse edilebileceği anlamına gelir. Bütçenizin üretim veya satış gibi bazı alanları masraflarını kolayca haklı çıkaracaksa, müşteri hizmetleri veya araştırma ve geliştirme gibi diğer gerekli işlevsellikler masraflarını en aza indirgemek için daha zor bir zaman alabilir.
Sıfır tabanlı bütçelemenin bir diğer dezavantajı, maliyete dayalı bütçeleme ya da faaliyete dayalı bütçeleme ile karşılaştırıldığında zaman alıcı olabilir. Bu özellikle büyük şirketler için geçerlidir, ancak küçük işletme sahipleri için de geçerlidir. İhtiyaçlarını gerekçelendiren her dönemdeki her satır öğesi, emek yoğun ve zamanınızın verimsiz kullanımı olabilir.
Seni nereye alabilir?
Şirketinizin büyüklüğüne bakılmaksızın, sıfır tabanlı bütçeleme, işleminizde neyin değerini artırdığınızı daha yakından incelemenizi gerektirir. Zaman alıcı olmasına rağmen, doğru kullanıldığında, daha fazla sürdürülebilirliğe ve dengeli büyümeye yol açabilecek bir yöntemdir.
Nihayetinde, operasyonları için sıfır tabanlı bütçelemeyi seçen her girişimci, işletmelerinin verimliliğini ve değerini yönlendirmek için zaman ve kaynak ayırmanın önemini kesinlikle öğrenecektir.