Profesyonel iş e-postası göndermek, açık, özlü ve uygun iletişime odaklanan alışkanlıklar yaratmaya başlar.
1. Bir İş E-posta Adresi Kullanın
Bir işletme sahibi olduğunuzda, şirketiniz adına iş yürütüyorsanız, bir iş e-posta adresi kullandığınızdan emin olun. İdeal olarak, tüm iş iletişimi için kullandığınız bir iş adresiniz (yani ad@yourbusiness.com) var demektir.
Bu mümkün değilse, işletme adınızı içeren ücretsiz bir e-posta adresi oluşturabilirsiniz (örn., Iş adınız@gmail.com). İşletmenizle açıkça alakasız bir kişisel e-posta adresi kullanmak, en kötü ihtimalle, profesyonelliğinizi zedeleyebilir ve çoğu durumda ciddiye alınamazsınız.
2. Mesajları Kısa ve Tatlı Tutun
Her şeyi ayrıntılarıyla açıklamanın yanlış bir yanı yoktur; netlik sağlayabilir ve yanlış anlamaları azaltabilir. Ancak bir e-posta mesajı bir roman gibi görünmeye başladığında, alıcının dikkatini hızla kaybedebilir ve sorunu alakasız bilgilerle karıştırırsınız. Bunu önlemek için, e-posta başına bir konuyla uğraşın ve daha fazla bilgi eklemeniz gerektiğinde, en önemli ayrıntıların net olması için kalın alt başlık kullanın.
3. Tanımlayıcı Konu Hatlarını Kullan
Konuya göre bir e-posta mesajı hiç açtınız mı ve tamamen farklı bir şeyle ilgili olduğunda tamamen kafanız karıştı ve biraz sinirlendi mi? Her bir e-postayı zaten tuttuğunuzdan, yukarıdaki ipucu başına bir konuyla sınırlı yazdığınız için, konu satırınızın bu konuyu ve başka hiçbir şeyi yansıtmadığından emin olmalısınız.
Bu, yalnızca alıcıya yardımcı olmayacak, aynı zamanda kendi e-posta gelen kutunuzu yönetmenizi kolaylaştıracaktır.
4. Aşağı
Bilgisayar ekranınız tarafından korunduğunu düşünebilirsiniz, çünkü e-posta gönderirken bir şeyler uçmak kolaydır, ancak bazı konuşmalar kolayca e-postayla yanlış anlaşılabilir. Aslında, gönderdiğiniz mesajın temposunu iletmek için sözlü iletişim ipuçları olmadan, herhangi bir e-posta yanlış yoldan alınabilir. Şüpheli olabilecek bir mesaj gönderiyorsanız, göndermeden önce tekrar okuyun ve hala emin değilseniz telefonu açmanız daha iyi olur.
5. E-posta İmzanızın Yararlı Olmasını Sağlayın
Bir e-posta imzasındaki alıntılar, promosyonlar ve bültenler, bazı durumlarda etkili olabilir, ancak bu öğeler, e-posta imzanızın, ne amaçla kullanılacağının ne anlama geldiği konusunda hiçbir zaman ufalanmamalıdır - iletişim bilgilerinizi sağlayın. İlk e-postanız veya yanıtınız, tam adınızla, şirketinizle ve URL'nizle en az bir e-posta imzasını içermelidir. Telefon numaranız, unvan ve e-posta adresinizi yeniden düzenlemek de size zarar vermez.
6. Yazımınızı ve Yazımınızı Kontrol Edin
Yazım denetimi kolaydır. Göndermeden önce tüm mesajları kontrol etmek için e-posta istemcinizde bir varsayılan ayar yapın.
E-posta daha gayri resmidir ve yazım ve dilbilgisi hatalarıyla biraz daha can sıkıcıdır, ancak hatalarla dolu bir mesaj göndermek korkunç görünüyor. İstediğiniz son şey kötü bir izlenim bırakmaktır çünkü bir e-posta göndermek için acele ediyor ve yazımınızı ve dil bilginizi kontrol etmeyi atlıyorsunuz.
İlk tercihiniz olmasa bile e-posta iş dünyasında önemli bir iletişim yöntemidir. Bu iş e-postasını takiben en iyi e-posta uygulamaları e-posta iletişiminizi profesyonel ve üretken tutmanıza yardımcı olacak ve yaptığınız izlenimin iyi olduğundan emin olabilirsiniz.