İşletmem için bir sürüş sistemi kurma seçenekleri nelerdir?
Şirket işgücüleri giderek daha hareketli hale geliyor ve daha fazla çalışanı günlük olarak iş için kullanıyor.
İşletmeniz için iki seçeneğiniz var: şirkete ait araçların filo programı veya kendi arabalarını kullanan çalışanlar için bir geri ödeme programı.
Bir filo programı (şirkete ait araçlar), hizmet kamyonları, kamyonetler, teslimat araçları veya diğer ekipman gereksinimlerine sahip olanlar gibi belirli işlevler için nakliye sağlaması gereken işverenler için cazip bir seçenektir. Filo programı, iş kontrolü ve sigorta ve araç bakımı gibi şeylerin gözetimini ve şirketin önemli bulduğu araç özelliklerini seçme yeteneğini verir. Bunlar, araçlarının bulunduğu ve sürüldüğü yerlere 7/24 içgörü kazandırmak için kurumsal markalama, güvenlik unsurları ve telematik gibi özellikleri içerir.
Kendi arabalarını kullanan çalışanlar için bir geri ödeme programı Satış ve servis işletmeleri gibi çalışanlarına özel araç veya kamyon gerektirmeyen şirketler.
Geri ödeme, çalışanlar için esneklik ve seçim olanağı sağlar, daha az iç yönetim gerektirir ve başa baş masraf veya sermaye tahliyesi gerektirmez.
Hangi sistemi kullanacağınıza karar vermekte önemli olan nedir?
Filo veya geri ödeme modeline bakılmaksızın, çalışanlarına araçlarıyla ilgili iş kullanımı için gerekli tazminatı ödemeniz veya masraflı IRS denetimleri veya daha kötü, sınıf davası davaları gibi sonuçlarla yüzleşmeniz gerekir.
Bir filo programı için, programın asıl amacını kendinize sorun - çalışan bir işveren olarak (avantaj) veya işinizin ulaşım ihtiyaçlarını karşılamanız için. Birincil hedefiniz bir iş aracı sağlamaksa, çalışanların kişisel araç kullanımıyla ilgili maliyetleri geri alarak filo masraflarını azaltmanıza izin vermelidir.
Bir geri ödeme programı ile, çalışanlarına tazminat ödemek için ya bir düz araba ödeneği, mil başına mil programı ya da standart IRS kilometre oranını seçebilirsiniz. Ancak bu seçeneklerin üçü de şirketlerin her yıl çalışan başına binlerce dolar kaybetmesine neden olabilir, çünkü her bir sürücünün maliyetlerini, örneğin değişen benzin fiyatları ve sürülen mil sayısı gibi doğru bir şekilde hesaba katmazlar.
FAVR nedir ve neden kilometre geri ödeme için en iyi alternatiftir?
FAVR, çalışanlara iş için sürüşle ilgili sabit ve değişken maliyetler için vergiden muaf olan bir IRS gelir prosedürüdür. Sabit maliyetler arasında sigorta, lisans ve kayıt ücretleri yer alırken, değişken maliyetler yakıt ve bakımı içerir.
FAVR, en doğru geri ödeme çözümdür çünkü her bir mobil çalışan için, ayın her ayına göre değişebilen, kişinin yerel maliyetlerine ve işletme kilometresine göre özelleştirilmiş bir geri ödeme sağlar.
Ancak, tüm sabit ve değişken maliyetlerin doğru bir şekilde kaydedilmesi yönetmek için karmaşık olabilir - bu yüzden çoğu işveren bunu kullanmaz.
Pek çok işveren, daha basit bir araba ödeneği için “tek beden herkese uyar” yaklaşımını tercih ediyor (örneğin, çalışan başına ayda 500 dolar). Ancak bu yöntem, iki iş seyahatinin aynı olmadığı gerçeğini hesaba katmaz, dolayısıyla iki çalışanın aynı miktarda geri ödenmemesi gerekir. Milyar başına kur program geri ödemesi daha adil ancak yine de doğru değil.
IRS standart kilometre oranı neden en iyi alternatif değildir?
Çoğu şirket, her bir çalışanın ne kadar geri ödemesi gerektiğini hesaplamak için IRS işletme kilometre oranını kullanır. Ancak, IRS oranı, bir önceki yıl boyunca bir aracın işletilmesinin ulusal ortalama maliyetlerine dayandığı için zorunlu bir geri ödeme oranı değildir.
IRS oranı, gerçek bir geri ödeme oranı değil, geçmiş yıl verilerini kullanan bir maliyetin ortalama noktasıdır. Çalışanlar, daha fazla seyahat için harcadıkları paradan daha fazla para harcayabilir ya da gaz fiyatları düştüğünde aşırı geri ödeme yapabilirler - ve geçen yılki rakamlara dayanarak ödenen tutarda herhangi bir düzeltme yapılmazdı.
Düz araba ödeneği ve geri ödeme söz konusu olduğunda çoğu şirket neye ters geliyor?
Düz araba ödenekleri, farklı yerlerde yaşayan çalışanlara geri ödeme söz konusu olduğunda adil değil. Örneğin, bir çalışan, gaz fiyatlarının başka bir çalışanın yaşadığı bir sonraki kasabadaki fiyatlardan 12 sent daha ucuz olduğu bir bölgede yaşayabilir. Ayrıca, araba sigortası primlerinin ve vergisinin fiyatı gibi iş seyahatlerinin sabit maliyetleri de önemli ölçüde bölgelere göre farklılık göstermektedir.
Diğer sürüş maliyetleri de farklılık göstermektedir. Örneğin, araba sigortası primleri eyaletlere göre değişir, Charlotte, Kuzey Carolina'da 825 dolardan Detroit, Michigan'da 3.150 dolara. 21.000 $ 'lık sedan için vergiler, Nevada'da 249 dolar, yine de Rhode Island'da 1.689 dolara mal olabilir. Yıllık onarım maliyetleri her eyalette aynı değil, New Jersey'de ortalama 393 dolar, ancak Vermont'ta sadece 270 dolar. Farklı yerlerde yaşayan çalışanlara aynı sabit oranın ödenmesi, bu varyansları tamamen yok sayar.
Araba ödenekleri tazminat gibi muamele gördükleri için, hem FICA vergilerini (Sosyal Güvenlik ve Medicare vergileri) ödeyen işverene hem de FICA ve gelir vergisini ödeyen personele vergilendirilebilirler. Bu, şirketin araç ödenek miktarını, daha az gelir vergisini ve FICA katkısını eve alırken, şirketin araba ödenek miktarını artı ilgili FICA vergi katkısını ödediği anlamına gelir. FAVR gibi bir vergiden muaf geri ödeme modunda, çalışan “tam olarak işveren” in tazmin ettiği tutarı alır.
Firmalar filo aracının kişisel kullanımı için ne tür hatalar yapıyorlar?
Bazı işverenler, çalışanlarının kişisel sürüşleri için şirkete ait filo araçlarını kullanmalarını sağlar. Ancak, bu kişisel kullanımın çalışan için vergilendirilebildiğini fark eden pek çok şirkete şaşıracaksınız. Şirketler ayrıca, her bir sürücünün bu vergiye tabi faydanın ödenmesi gereken tutarı hesaplamanın iyi bir yolunu da yoktur.
Çoğu zaman kuruluşlar, kaç kişisel mil kullandıklarına bakılmaksızın, tüm sürücülerinde kişisel kullanımları kapsayacak şekilde düz bir miktar talep ederler. Bu, filo araçlarını kullanan çalışanlar için kişisel kullanım için oldukça büyük bir parasal avantaj olarak çalışabilir. Ancak, filo araçlarını sadece iş kullanımı için kullanan ve kendi arabalarını çalışma koşulları dışında kişisel kullanım için saklayan çalışanlar haksız bir şekilde aşırı ücretlendirilebilir.
Bir işletme çalışanlarını doğru bir şekilde tazmin etmiyorsa ne olur?
İşe bağlı sürüş masrafları için işçileri yanlış bir şekilde geri ödeyen birçok şirket her yıl binlerce dolara mal olur (Motus tarafından hesaplandığı şekilde her yıl çalışan başına yaklaşık 3.000 dolar). Ancak, bu, sınıf davası davalarının maliyetleriyle karşılaştırıldığında hiçbir şey değildir . Son yıllarda, işverenler işverenlerini, adil olmayan geri ödeme uygulamalarını telafi etmek için 7 milyon dolar kadar başarılı bir şekilde dava ettiler. Kaliforniya eyaletinde, bu davalar istisna değil, kural haline geliyor, çünkü California İş Kanunu'nun 2802 bölümü özellikle katı.
California kodu, “İşveren, çalışanının görevlerini yerine getirmesinin doğrudan bir sonucu olarak, çalışanın maruz kaldığı tüm harcamalar veya kayıplar için [zararsızdır] tazminatını garanti eder .” Bu, işverenler tarafından genellikle sınırlı olarak yorumlanmıştır. işte kullanılan ekipman veya araçların maliyetine, ancak şimdi daha fazla geri ödeme vakalarında (Radio Shack ve Toys “R” Us örneği) kullanılmaktadır.
Filo programları, çalışanların bu araçların kişisel kullanımı için doğru bir şekilde ücretlendirilmesi söz konusu olduğunda, kendilerine özgü zorluklarla da karşılaşmaktadır. Şirket araçlarının kişisel kullanımı uygun şekilde belgelendirilmeli ve çalışanlar kişisel kullanım için ücretlendirilmelidir. Az rapor edilen kişisel mesafe, şirketleri yüksek maliyetli IRS denetimleri riskine maruz bırakır ve şirkete kaçırılan ters ibrazlarda maliyet verebilir.
İşletmemde yardımcı olabilecek bazı kaynaklar nelerdir?
İşletmeniz, işletmelerin kilometre harcamalarını takip etmek için yeni dijital işyerini güçlendiren aynı teknolojiyi kullanabilir. İşte bazı örnekler:
- Çalışanların iş seyahat bilgilerini toplamak ve depolamak için GPS özellikli akıllı cihazlar
- Çalışanların kilometre takibini otomatikleştirmek ve her bir çalışanın iş, işe gidip gelme ve kişisel millerini doğru bir şekilde hesaba katmak için mobil uygulamalar .
Doğru mobil uygulamalar ve yazılım platformu ile, sürücülerin üretkenliği artırma, maliyetleri azaltma ve IRS uyumluluğundan emin olmaları için elle yapılan görevleri ortadan kaldırabilirsiniz; bunların hepsi, sürüş davranışları ve mobil işgücü verimliliğiyle ilgili bilgi edinir.