Rehber olarak kullanılacak örnek bir politika
Hırsızlık (entelektüel veya fiziksel), sabotaj ve hatta terörizm riski de vardır. Her organizasyon farklı bir şey gerektirse de (Fortune 50 HQ ofisi küçük bir elektronik imalat mağazasından çok daha fazla ziyaretçi deneyimliyor) aşağıdaki örnek ana noktaları kapsamaktadır.
Ziyaretçi erişim politikaları İK Departmanı tarafından geliştirilir ve çoğu İK profesyonelleri ya bir politikaya sahiptir ya da nasıl yazılacağını bilirler. Eğer değilse, SHRM (İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği) gibi profesyonel bir organizasyondan birini alabilirler.
Bir Vaka Örneği
Zipline International (hayali bir şirket) başarılıdır çünkü yetenekli profesyonelleri işe alır ve sektörlerinde lider ürünler üretirler. Yetkisiz ziyaretçiler fikri mülkiyeti çalabildiği, tehlikeli üretim alanlarında yaralanabileceği veya çalışanlara zarar verebileceği için Zipline sıkı bir ziyaretçi erişim politikası uyguladı. Politika, ticari sırları korumak ve ziyaretçileri ve çalışanları korumak için çok ileri gider.
Check-in ve check-out
Tüm ziyaretçiler, ön giriş resepsiyonistinin işlettiği ziyaretçi yönetim yazılımı sistemine kayıtlı olmalıdır. Sistem, her ziyaretçinin adını ve şirket bağlantısını, ziyaretlerinin amacı ve süresini kaydeder.
Ziyaretçi Rozeti
Check-in sırasında, her ziyaretçinin fotoğrafı çekilir ve bir fotoğraflı kimlik kartı verilir. Rozeti, fotoğraflarıyla birlikte ziyaretçinin adını ve ziyaret sürelerini gösterir. Ziyaretçi rozeti her zaman giyilmelidir.
Ziyaretçiler, Tüm Zamanlarda Bir Sponsor Çalışanınca Eşliğinde Olmalıdır
Tüm ziyaretçilere, kaldıkları süre boyunca ziyaret ettikleri çalışan (lar) eşlik etmelidir.
Bu gereklilik, Zipline şubelerinden gelen ziyaretçiler için geçerli değildir. Uzun süreli görevler için kiralanan yüklenicileri barındıracak özel düzenlemeler yapılabilir, ancak bu düzenlemeler Güvenlik Direktörü ile temizlenmelidir.
Fotoğraf
Yasal departmandan veya Güvenlik Direktöründen önceden onay alınmadan fotoğraf çekilemez. Ayrıca izin verilen fotoğrafçılık Pazarlama Direktöründen önceden onay alınmaksızın yayınlanamaz.
Sigara Disclosure
Tüm ziyaretçiler check-in sırasında NDA (gizlilik anlaşması) imzalamalıdır.
Misafir Ağ Erişimi
İnternet erişimi gerektiren ziyaretçilerin, Zipline'ın kablosuz ağı için bir misafir kullanıcı adı ve şifresi sağlanmıştır. Hiçbir zaman şirket intranet programına dizüstü bilgisayarları veya başka bir mobil cihazıyla erişme izni verilmez.
Kat Marshall'ın Rolü
Rozetsiz bir ziyaretçiyi fark eden herhangi bir çalışan, derhal bölgeleri için belirlenen zemin marshallının dikkatine sunmalıdır. Kat marshallü, ziyaretçi yönetimi politikasını uygulamak için birinci derecede sorumluluk sahibidir. Acil bir tahliye durumunda, resepsiyon görevlisi tüm ziyaretçilerin listesini yazdırır ve listeyi tahliye alanındaki kattaki marshall'a gönderir.
Zemin marşları, tahliye sırasında tüm ziyaretçiler için muhasebe sorumludur.
Yasal Uyarı: Bu örnek bir politikadır ve yasal tavsiye teşkil etmez. Sadece şirketinizin özel ihtiyaçlarına uygun bir politika oluştururken bir başlangıç noktası olması amaçlanmaktadır. Zipline International hayali bir şirkettir (bilgimden en iyi şekilde) ve isim sadece bu politikanın yazılmasında örnek olarak kullanılmıştır.